Składanie sprawozdania finansowego stanowi nieodłączną część zarządzania finansami dla wielu organizacji. Kto jest zobowiązany do jego dostarczenia? Jak go przygotować? Kiedy należy go składać? Z tego artykułu dowiesz się, jak krok po kroku złożyć raport finansowy. Zapraszamy do lektury i lepszego zrozumienia procedury.
Spis treści
- Podmioty zobowiązane do składania sprawozdania finansowego
- Kiedy składać sprawozdanie finansowe?
- Jak składać sprawozdanie finansowe?
- Przygotowanie dokumentów
- Proces składania sprawozdania finansowego
- Ostatni krok w składaniu sprawozdania finansowego
- Podsumowanie
Podmioty zobowiązane do składania sprawozdania finansowego
Ustawa o rachunkowości nakłada na podmioty ujawnione w rejestrze przedsiębiorców KRS obowiązek składania rocznego sprawozdania finansowego do KRS.
Wymóg ten nie dotyczy spółek jawnych osób fizycznych lub spółek partnerskich, których przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły mniej niż równowartość 2 mln euro i które nie prowadzą ksiąg rachunkowych.
Składają one w sądzie rejestrowym oświadczenie o braku obowiązku sporządzania i składania rocznego sprawozdania finansowego w ciągu 6 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy.
Kiedy składać sprawozdanie finansowe?
Harmonogram składania sprawozdania finansowego określa ustawa o rachunkowości.
- Pierwszy krok polega na sporządzeniu sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego. Odpowiedzialnym za złożenie jak i przedłożenie sprawozdania do zatwierdzenia właściwym organom jest kierownik jednostki (podmiot umocowany do zarządzenia jednostką). Dokument opatrzony datą podpisują księgowy i kierownik jednostki. Brak podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia.
- Drugi krok to zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego jednostki przez organ uprawniony do zatwierdzania sprawozdania finansowego jednostki, nie później niż w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego. W przypadku niedochowania tego terminu należy i tak złożyć sprawozdanie finansowe w ciągu następnych 15 dni, wskazując, iż nie zostało zatwierdzone. Gdy zatwierdzenie sprawozdania nastąpiło w późniejszym terminie, trzeba je złożyć w ciągu kolejnych 15 dni.
- Ostatnim krokiem jest złożenie przez kierownika jednostki, we właściwym rejestrze sądowym, rocznego sprawozdania finansowego w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania.
Jak składać sprawozdanie finansowe?
Sprawozdanie finansowe składa się wyłączenie elektronicznie za pośrednictwem systemu eKRS. Niezbędne jest więc założenie konta w tym systemie, przy wykorzystaniu podpisu kwalifikowanego lub profilu zaufanego, chyba że podmiot jest już zarejestrowany w powyższej platformie. Wówczas wystarczy się zalogować.
Podstawowym sposobem składania sprawozdania finansowego jest wykorzystanie do tego Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF). To bezpłatna platforma dostępna dla wszystkich przedsiębiorców wpisanych do rejestru KRS. Dostęp do niej jest jednak możliwy, gdy numer PESEL osoby zgłaszającej został ujawniony w KRS.
Jeśli zgłaszający jest osobą uprawnioną do reprezentacji podmiotu, prokurentem, syndykiem, zarządcą w postępowaniu restrukturyzacyjnym lub likwidatorem, ale jego numer PESEL nie został ujawniony w KRS lub jest pełnomocnikiem, którego numer PESEL nie został ujawniony w KRS, to sprawozdanie finansowe składa się w platformie S24. Z tego trybu mogą też skorzystać cudzoziemcy, którzy nie posiadają numeru PESEL.
Alternatywnym sposobem jest składanie sprawozdania finansowego w elektronicznym systemie S24. Polega to na złożeniu wniosku o wpis w rejestrze przedsiębiorców wzmianki o złożeniu dokumentów finansowych (formularz KRS-Z30) oraz uiszczeniu opłaty w wysokości 140 zł.
Przygotowanie dokumentów
Sprawozdanie finansowe składa się w formie elektronicznej w postaci jednego pliku w formacie XML i podpisuje elektronicznie. Plik ten zawiera wszystkie elementy sprawozdania, czyli bilans, rachunek zysków i strat oraz informację dodatkową.
Dołączone do sprawozdania finansowego dokumenty takie jak:
- sprawozdanie z działalności,
- sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej,
- opinia biegłego rewidenta/ sprawozdanie z badania rocznego sprawozdania finansowego,
- sprawozdanie z działalności grupy kapitałowej,
- sprawozdanie z działalności jednostki dominującej,
- skonsolidowane sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej
muszą mieć formę elektroniczną, jednocześnie ustawodawca nie przewidział wobec nich szczególnych wymogów. Wystarczy sporządzić je w pliku możliwym do odczytania, np. tekstowym, graficznym.
Uchwały lub postanowienia o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego lub skonsolidowanego rocznego sprawozdania finansowego można złożyć w formie skanów.
Należy pamiętać, że wszystkie składane pisma, czyli zarówno sprawozdanie finansowe, jak i dołączone do niego dokumenty, muszą być podpisane elektronicznie.
Proces składania sprawozdania finansowego
Wprowadzając dane do właściwego systemu należy najpierw wskazać:
- okres, za który składane jest sprawozdanie finansowe,
- rodzaj zgłoszenia,
- datę sporządzenia dokumenty,
- język sporządzenia dokumentu.
Rodzaj załączanych dokumentów zależy od formy organizacyjnej podmiotu dokonującego zgłoszenia i wynika z ustawy o rachunkowości. Ważne, by dokumenty umieścić w oddzielnych plikach i kliknąć „dodaj dokumenty”.
Następnie trzeba złożyć oświadczenie, że oryginały załączonych dokumentów sprawozdania finansowego z działalności oraz płatności na rzecz administracji publicznej są podpisane przez osoby do tego umocowane, czyli kierownika jednostki (osobę uprawnioną do reprezentowania podmiotu) i osobę prowadzącą księgi rachunkowe (księgowego). Ewentualny brak podpisu wraz z jego przyczyną, należy odnotować w odpowiednim miejscu w systemie.
Przed wysłaniem dokumentów trzeba sprawdzić poprawność danych i wysłać zgłoszenie.
Ostatni krok w składaniu sprawozdania finansowego
Po dokonaniu zgłoszenia system zweryfikuje poprawność i kompletność danych. W przypadku pozytywnej weryfikacji system wygeneruje powiadomienie o:
- rejestracji zgłoszenia,
- wzmiance w rejestrze KRS,
- zamieszczeniu dokumentów w Repozytorium Dokumentów Finansowych.
Sprawozdanie finansowe wysłane w platformie RDF pojawi się w repozytorium najszybciej jak to możliwe, najpóźniej w ciągu 24 godzin. Stan zgłoszenia można śledzić w zakładce „powiadomienia”.
Dokumenty finansowe, które przeszły pomyślnie proces są udostępniane do wglądu w przeglądarce dokumentów finansowych.
Sprawozdanie finansowe składane w systemie S24 pojawi się w Repozytorium Dokumentów Finansowych po rozpoznaniu wniosku KRS-Z30 przez sąd rejestrowy. Informacja o zakończeniu procesu widoczna będzie w zakładce „korespondencja”. Ponadto składający otrzyma powiadomienie na adres e-mail przypisany do konta.
Podsumowanie
Sprawozdanie finansowe jest niezwykle istotnym dokumentem finansowym z punktu widzenia obrotu gospodarczego. Procedura składania sprawozdania finansowego musi więc odpowiadać określonym ustawowym wymogom, a uchybienie im wywołuje określone konsekwencje.
Jeśli zainteresował Cię powyższy wpis i chcesz wiedzieć więcej na poruszony w nim temat, zapraszamy do kontaktu. Nasi specjaliści są do Twojej dyspozycji.