Dokumentacja cen transferowych

Dokumentacja cen transferowych jest kluczowym elementem w zarządzaniu podatkami w firmach działających na skalę międzynarodową. Określa ona zasady ustalania cen w transakcjach między powiązanymi podmiotami, zapewniając, że są one ustalane na warunkach rynkowych.

Rozumienie obowiązków związanych z dokumentacją cen transferowych pozwala na uniknięcie ryzyka podatkowego oraz zabezpiecza przed ewentualnymi korektami i sankcjami ze strony organów podatkowych.

Dokumentacja cen transferowych w pigułce

Co to są ceny transferowe?

Regulacje dotyczące cen transferowych w Polsce znajdują się w:

• ustawie o podatku dochodowych od osób prawnych,
• ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zgodnie z przepisami, cena transferowa oznacza rezultat finansowy warunków ustalonych lub narzuconych w wyniku istniejących powiązań, w tym:

• cenę,
• wynagrodzenie,
• wynik finansowy,
• wskaźnik finansowy.

Jak w praktyce rozumie się pojęcie cen transferowych? Powszechnie są to ceny sprzedawanych dóbr i usług oraz wartości niematerialnych i prawnych.

Ceny transferowe są ustalane przez podmioty powiązane, w szczególności w ramach jednej grupy kapitałowej. Odbiegają one od cen rynkowych, czyli takich, które aktualnie stosowane są na rynku przez podmioty niepowiązane. Ceny transferowe mają decydujący wpływ na ostateczną wysokość zysków i strat oraz konkurencyjność danej grupy kapitałowej.

Mimo że każde państwo indywidualnie określa przepisy prawne dotyczące cen transferowych, większość z nich opiera się na wytycznych Organizacji Współpracy Gospodarczej i Rozwoju.

Zgodnie z nimi ceny transferowe są bardzo istotnym czynnikiem w odniesieniu do ustalania zobowiązań podatkowych. Uwzględniają one bowiem podział na państwa, w których swoją działalność prowadzą niektóre przedsiębiorstwa międzynarodowe.

Kto ma obowiązek sporządzania dokumentacji cen transferowych?

Identyfikacja powiązań

Pierwszym krokiem w procesie przygotowania dokumentacji cen transferowych jest identyfikacja powiązań występujących między podmiotami. Rodzaje powiązań, które zobowiązują do sporządzenia dokumentacji, są szczegółowo określone w polskich przepisach podatkowych, w tym w art. 11a ust. 1 pkt 4 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (u.p.d.o.p.) oraz art. 23m ust. 1 pkt 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (u.p.d.o.f.).

Do najczęściej występujących powiązań zalicza się posiadanie wspólnego właściciela oraz transakcje zawierane między osobami blisko spokrewnionymi, takimi jak małżonkowie.

Progowe wartości transakcji

Drugim istotnym aspektem jest porównanie wartości zawieranych transakcji z ustalonymi progami transakcyjnymi, które określają, kiedy konieczne jest sporządzenie dokumentacji cen transferowych. Progi te zostały ustanowione w celu określenia podmiotów, na których ciąży obowiązek przygotowania odpowiednich dokumentów. Aktualne progi dokumentacyjne przedstawiają się następująco:

• 10 000 000 zł – dla transakcji towarowych;
• 10 000 000 zł – dla transakcji finansowych;
• 2 000 000 zł – dla transakcji usługowych;
• 2 000 000 zł – dla innych transakcji, nieokreślonych w punktach 1-3.

Dodatkowo, w przypadku podmiotów mających miejsce zamieszkania, siedzibę lub zarząd na terytorium lub w kraju stosującym szkodliwą konkurencję podatkową, próg dokumentacyjny obniża się do 100 000 zł dla wszystkich rodzajów transakcji.

Rozpoznanie powiązań między podmiotami oraz analiza wartości transakcji w kontekście obowiązujących progów dokumentacyjnych to kluczowe kroki, które pozwalają na ustalenie, czy dany podmiot ma obowiązek sporządzenia dokumentacji cen transferowych.

Zrozumienie tych wymogów jest fundamentalne dla zapewnienia zgodności z obowiązującymi przepisami i uniknięcia potencjalnych ryzyk podatkowych.

Dokumentacja cen transferowych – podstawowe elementy

Sporządzanie dokumentacji cen transferowych to proces wymagający dokładnej analizy i zrozumienia transakcji między podmiotami powiązanymi. Oto kluczowe elementy, które powinna zawierać każda dokumentacja cen transferowych:

Opis podmiotów powiązanych

Dokumentacja musi zaczynać się od szczegółowego opisu podmiotów powiązanych uczestniczących w transakcjach. Należy tu uwzględnić informacje o strukturze własnościowej, powiązaniach rodzinnych, czy też innych formach zależności, które mogą wpływać na warunki transakcji.

Opis transakcji

Każda transakcja podlegająca dokumentacji cen transferowych musi być opisana w sposób umożliwiający zrozumienie jej charakteru. Ważne jest, aby zawrzeć analizę funkcji, jakie każdy z podmiotów pełni w transakcji, ryzyk z nią związanych oraz wykorzystywanych aktywów. Opis powinien również zawierać cel i logikę ekonomiczną stojącą za transakcją.

Analiza porównawcza lub analiza zgodności

Analiza porównawcza to proces, w ramach którego ceny transferowe są porównywane z cenami stosowanymi w podobnych transakcjach między niepowiązanymi stronami. Jeżeli nie jest możliwe przeprowadzenie takiej analizy, dokumentacja powinna zawierać analizę zgodności, która potwierdza, że warunki transakcji odpowiadają warunkom rynkowym.

Informacje finansowe

Nieodłącznym elementem dokumentacji są informacje finansowe dotyczące podmiotów powiązanych i realizowanych transakcji. Konieczne jest dołączenie zatwierdzonego sprawozdania finansowego podmiotu, a także wszelkich innych danych finansowych mających wpływ na ustalenie cen transferowych.

Dokumentacja cen transferowych ma za zadanie zapewnić organom podatkowym dostęp do kompleksowych informacji pozwalających ocenić, czy ceny stosowane w transakcjach między podmiotami powiązanymi zostały ustalone zgodnie z zasadą niezależności.

Taka dokumentacja jest zatem kluczowym narzędziem w procesie weryfikacji przez organy podatkowe prawidłowości rozliczeń podatkowych podmiotów gospodarczych. Jej precyzyjne przygotowanie to nie tylko wymóg prawny, ale również element strategii zarządzania ryzykiem podatkowym i ochrony przed potencjalnymi korektami podatkowymi.

Lokalna a grupowa dokumentacja cen transferowych

Rozróżnienie między lokalną a grupową dokumentacją cen transferowych jest kluczowe dla zrozumienia obowiązków podatkowych firm działających w ramach grup kapitałowych. Oto głębsze spojrzenie na te dwa rodzaje dokumentacji:

Lokalna Dokumentacja Cen Transferowych

Lokalna dokumentacja cen transferowych koncentruje się na transakcjach między powiązanymi podmiotami działającymi w obrębie jednego kraju. Jest to indywidualny dokument, który powinien zawierać szczegółowe informacje o:

• Transakcjach lokalnych: Szczegółowy opis transakcji, w tym cel ekonomiczny, warunki umowy, a także analizę funkcji, ryzyk i aktywów związanych z transakcją.
• Metodach wyceny: Wyjaśnienie metodologii stosowanej do ustalenia cen transferowych oraz uzasadnienie wyboru konkretnej metody.
• Analizie porównawczej: Prezentacja danych porównawczych użytych do weryfikacji, czy ceny transferowe są ustalane na warunkach rynkowych.

Grupowa Dokumentacja Cen Transferowych

Grupowa dokumentacja cen transferowych jest wymagana od podmiotów, które są częścią grupy kapitałowej i dla których sporządza się skonsolidowane sprawozdanie finansowe. Kluczowe elementy grupowej dokumentacji to:

• Opis Grupy Kapitałowej: Zapewnienie ogólnego przeglądu działalności grupy, w tym jej struktury organizacyjnej i strategii biznesowej.
• Wartości Niematerialne i Prawne: Szczegółowe informacje na temat kluczowych wartości niematerialnych i prawnych grupy, ich roli w generowaniu przychodów oraz polityki związanej z ich alokacją wewnątrz grupy.
• Transakcje Finansowe w Grupie: Analiza istotnych transakcji finansowych w grupie, w tym polityki cenowej oraz metod wyceny stosowanych w ramach tych transakcji.
• Informacje Finansowe i Podatkowe Grupy: Podsumowanie danych finansowych i podatkowych na poziomie grupy, co umożliwia ocenę ogólnego podejścia do cen transferowych.

Grupowa dokumentacja ma na celu zapewnienie organom podatkowym wglądu w politykę cenową na poziomie grupy kapitałowej, co ułatwia ocenę zgodności transakcji między podmiotami powiązanymi z zasadami rynkowymi.

Podmiot należący do grupy może korzystać z dokumentacji przygotowanej przez inny podmiot grupy, jednakże musi upewnić się, że dokumentacja ta odnosi się do odpowiedniego okresu i jest zgodna z przepisami polskiej ustawy o podatku dochodowym.

Wyróżnienie między lokalną a grupową dokumentacją cen transferowych podkreśla złożoność obowiązków podatkowych firm działających na wielu rynkach i w ramach struktur grup kapitałowych. Zrozumienie i właściwe przygotowanie obu rodzajów dokumentacji jest kluczowe dla zapewnienia zgodności z przepisami i optymalizacji procesów podatkowych w firmie.

Dokumentacja cen transferowych. Pozostałe obowiązki

Proces sporządzania dokumentacji cen transferowych nie kończy się na samym przygotowaniu lokalnych lub grupowych raportów. Istnieją dodatkowe obowiązki, które muszą być spełnione, aby zapewnić pełną zgodność z przepisami:

Przygotowanie i złożenie oświadczenia

Po sporządzeniu dokumentacji cen transferowych, podmioty zobowiązane są do przygotowania i złożenia oświadczenia o sporządzeniu dokumentacji. Oświadczenie to jest formalnym potwierdzeniem, że dokumentacja została przygotowana zgodnie z obowiązującymi wymogami i jest gotowa do przedstawienia organom podatkowym na żądanie.

Informacja o cenach transferowych

Oprócz oświadczenia, podmioty muszą także złożyć informację o cenach transferowych. Jest to szczegółowy raport, który zawiera podsumowanie wszystkich transakcji między powiązanymi podmiotami, a także kluczowe informacje dotyczące polityki cen transferowych stosowanej w firmie.

Zmiany wprowadzone przez Polski Ład

Wprowadzenie Polskiego Ładu przyniosło istotne zmiany w zakresie dokumentacji cen transferowych. Od 2022 roku oświadczenie o sporządzeniu dokumentacji cen transferowych stało się integralną częścią informacji o cenach transferowych.

Oznacza to, że nie ma już potrzeby składania dwóch odrębnych dokumentów – wszystkie wymagane informacje i potwierdzenia są teraz częścią jednego raportu składanego do naczelnika właściwego urzędu skarbowego.

Znaczenie spełnienia obowiązków

Dokładne spełnienie tych obowiązków ma kluczowe znaczenie nie tylko dla zgodności z przepisami, ale także dla zapewnienia, że firma może efektywnie bronić swojej polityki cen transferowych w przypadku kontroli podatkowej.

Przygotowanie i złożenie oświadczenia oraz informacji o cenach transferowych to kroki, które potwierdzają przejrzystość i rzetelność działań podmiotu w obszarze cen transferowych. Podsumowując, proces dokumentacji cen transferowych wymaga nie tylko sporządzenia odpowiednich raportów i analiz, ale także spełnienia szeregu formalności, które potwierdzają gotowość firmy do udowodnienia zgodności swoich transakcji z zasadami rynkowymi.

W związku z wprowadzeniem Polskiego Ładu, proces ten został uproszczony poprzez integrację oświadczenia z informacją o cenach transferowych, co ułatwia podmiotom spełnienie obowiązujących wymogów.

Kim są podmioty powiązane i podmioty niepowiązane?

Jak wskazano powyżej, ceny transferowe dotyczą transakcji z podmiotami powiązanymi. Zgodnie z przepisami są to:

• osoby fizyczne,
• osoby prawne,
• jednostki organizacyjne, które nie mają osobowości prawnej,
• zagraniczne zakłady,

które biorą udział w zarządzaniu innym przedsiębiorstwem lub w jego kontroli albo posiadają udział w kapitale i zysku tego przedsiębiorstwa.

Ustawodawca określił pewne kryteria, które pozwalają na stwierdzenie, czy dane podmioty są ze sobą powiązane. Jak wynika z przepisów, podmioty powiązane to:

• podmioty, z których jeden podmiot wywiera znaczący wpływ na co najmniej jeden inny podmiot,
• podmioty, na które wywiera znaczący wpływ: ten sam inny podmiot lub małżonek, krewny lub powinowaty do drugiego stopnia osoby fizycznej wywierającej znaczący wpływ na co najmniej jeden podmiot,
• spółka niebędąca osobą prawną i jej wspólnik,
• podatnik i jego zagraniczny zakład, a w przypadku podatkowej grupy kapitałowej – spółka kapitałowa wchodząca w jej skład i jej zagraniczny zakład.

Przez wywieranie znaczącego wpływu rozumie się:

• posiadanie bezpośrednio lub pośrednio co najmniej 25% udziałów w kapitale lub praw głosu w organach kontrolnych, stanowiących lub zarządzających, lub udziałów lub praw do udziału w zyskach, stratach, lub majątku, lub ich ekspektatywy, w tym jednostek uczestnictwa i certyfikatów inwestycyjnych,
• faktyczną zdolność osoby fizycznej do wpływania na podejmowanie kluczowych decyzji gospodarczych przez osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej,
• pozostawanie w związku małżeńskim albo występowanie pokrewieństwa lub powinowactwa do drugiego stopnia.

Za podmioty powiązane najczęściej uznaje się więc spółki-matki oraz ich krajowe lub zagraniczne spółki-córki lub spółki-siostry. Wynika to z zachodzących między nimi przepływów towarowych, handlowych, środków finansowych czy wartości niematerialnych.

Jakie są funkcje cen transferowych?

Wyróżnia się kilka funkcji pełnionych przez ceny transferowe. Przedstawia je poniższa tabela.

Czy dokumentacja cen transferowych jest obowiązkowa?

Zgodnie z przepisami, podmioty powiązane są obowiązane do sporządzania w postaci elektronicznej lokalnej dokumentacji cen transferowych za rok podatkowy. Muszą dokonać tego w terminie do końca 10. miesiąca po zakończeniu roku podatkowego.

Dokumentacja cen transferowych ma na celu wykazanie, że ceny transferowe zostały ustalone na warunkach, które ustaliłyby między sobą podmioty niepowiązane.

Jakie są limity cen transferowych?

Opisana dokumentacja cen transferowych jest sporządzana dla transakcji kontrolowanej o charakterze jednorodnym, której wartość przekracza w roku podatkowym określone limity cen transferowych. Przedstawia je poniższa tabela.

Czy stosowanie cen transferowych niesie za sobą ryzyko?

Ceny transferowe służą przenoszeniu dochodów pomiędzy podmiotami powiązanymi. Może się to odbywać poprzez:

• zwiększenie kosztów nabycia towarów lub usług,
• zaniżenie przychodu.

Przenoszenie dochodów przyczynia się do obniżenia stopy procentowej w danej grupie kapitałowej lub do poprawy wyniku finansowego przedsiębiorstwa w niej dominującego. W przypadku zaniżenia dochodu organ podatkowy może ustalić go na takich zasadach, jakie były stosowane, gdyby dane powiązania między podmiotami nie istniały.

By ograniczyć wykorzystywanie cen transferowych do przenoszenia dochodów, stosuje się zasadę ceny rynkowej. Zgodnie z nią organy podatkowe danego państwa, w którym działalność prowadzą podmioty powiązane, mają możliwość zweryfikowania prawidłowości ustalanych cen transferowych. Weryfikacji dokonuje się poprzez porównanie warunków ustalonych przez podmioty powiązane do warunków, które ustalone są przez podmioty niepowiązane.

Podsumowanie

Dokumentacja cen transferowych stanowi istotny element zarządzania podatkowego w firmach prowadzących działalność na poziomie międzynarodowym.

Wymaga ona dokładnej analizy transakcji między podmiotami powiązanymi oraz przygotowania kompleksowych dokumentów, które potwierdzają zgodność tych transakcji z warunkami rynkowymi. Zrozumienie zasad i obowiązków związanych z dokumentacją cen transferowych jest kluczowe dla uniknięcia ryzyka podatkowego i zapewnienia zgodności z przepisami.

Jeśli zainteresował Cię powyższy wpis i chcesz wiedzieć więcej na poruszony w nim temat, zapraszamy do współpracy z nami. Specjaliści z naszego biura rachunkowego w Warszawie są do Twojej dyspozycji, skontaktuj się już dzisiaj i daj sobie pomóc.

Dokumentacja cen transferowych w pytaniach i odpowiedziach