Jak wygląda kontrola PIP?

Jak wygląda kontrola PIP?
Marek Cieślak

Marek Cieślak

Prezes CGO Finance

Kontrola PIP to standardowa procedura, przed którą prędzej czy później stanie każdy pracodawcę. Jak przebiega kontrola Państwowej Inspekcji Pracy i jak się do niej przygotować? Podpowiadamy!

Czym jest kontrola PIP?

Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) to urząd państwowy nadzorujący przestrzeganie prawa pracy w Polsce. Jej głównymi zadaniami są:

  • ochrona praw pracowników,
  • dbanie o bezpieczne i higieniczne warunki pracy.

Jednym z najważniejszych narzędzi działania PIP jest kontrola pracodawców.

Rodzaje kontroli PIP

Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy może odbyć się w określonych sytuacjach. Można wyróżnić następujące rodzaje kontroli PIP:

  • planowe – przeprowadzane zgodnie z rocznym planem kontroli, np. w branżach o podwyższonym ryzyku wypadków,
  • doraźne – mogą odbyć się w każdej chwili, np. w odpowiedzi na skargę pracownika, po wypadku przy pracy lub w przypadku podejrzenia łamania prawa pracy,
  • na wniosek pracownika – pracownik ma prawo złożyć w PIP anonimową skargę na pracodawcę, a inspektorzy PIP są zobowiązani do jej rozpatrzenia.
PIP

Kto podlega kontroli Państwowej Inspekcji Pracy (PIP)?

Kontrola PIP może objąć każdego pracodawcę, który zatrudnia osoby fizyczne. Podlegają jej m.in.:

  • firmy zatrudniające pracowników na umowę o pracę,
  • przedsiębiorcy zlecający wykonanie zadań na podstawie umów zlecenia lub o dzieło,
  • organy administracji publicznej,
  • stowarzyszenia.

Czy inspektor PIP zawiadamia o kontroli PIP?

Chociaż inspektorzy PIP mogą przeprowadzić kontrolę PIP bez uprzedzenia, często decydują się na poinformowanie pracodawcy o planowanej wizycie. Może to nastąpić na różne sposoby, m.in. poprzez:

  • rozmowę telefoniczną.
  • zawiadomienie na piśmie,
  • wiadomość e-mail.

Decyzja o sposobie poinformowania pracodawcy zależy od inspektora i celu kontroli. Jeśli kontrola jest wynikiem skargi pracownika, inspektor pracy nie może ujawnić tej informacji w czasie czynności, chyba że wnoszący skargę wyrazi na to zgodę. Celem informowania pracodawcy o planowanej kontroli jest:

  • umożliwienie pracodawcy przygotowania niezbędnych dokumentów i informacji,
  • ułatwienie przeprowadzenia kontroli.

Jak przygotować się do kontroli PIP?

Chcąc zapewnić płynny przebieg kontroli PIP, należy sprawdzić dwie kluczowe kwestie:

  1. Dokumentację – chodzi o zweryfikowanie jej:
    • kompletności – pracodawca powinien mieć wszystkie wymagane dokumenty, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej (m.in. umowy o pracę, regulaminy pracy, świadectwa pracy, listy płac, karty ewidencji czasu pracy, protokoły pourazowe),
    • porządku – dokumenty powinny być uporządkowane w sposób logiczny i łatwo dostępny dla inspektora PIP.
  2. Legalność zatrudniania pracowników – chodzi o:
    • weryfikację umów – obowiązkiem pracodawcy jest dokładne przejrzenie m.in. umów, na podstawie których zatrudnia pracowników o pracę i innych dokumentów związanych z zatrudnieniem; należy upewnić się, że zawierają wszystkie niezbędne elementy i są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa,
    • sprawdzenie statusu pracowników – czy wszyscy pracownicy są legalnie zatrudnieni, dotyczy to obywateli polskich, jak i cudzoziemców; zatrudniając cudzoziemców pracodawca powinien mieć pewność, że posiadają oni odpowiednie zezwolenia na pracę.

Wskazówki dotyczące przygotowania się do kontroli PIP przedstawia poniższa tabela:

ZadanieOpis
Analiza dokumentów do kontroli PIPZapoznanie się z aktualnymi wytycznymi i dokumentami PIP dotyczącymi kontroli, dostępnymi na stronie PIP
Gromadzenie dokumentówPrzygotowanie listy i zgromadzenie wszystkich dokumentów, które mogą być potrzebne podczas kontroli, np. regulamin pracy, rejestr czasu pracy, świadectwa pracy.
Audyt wewnętrznyAnaliza i zidentyfikowanie ewentualnych nieprawidłowości w zakresie przestrzegania prawa pracy w firmie.
Odpowiednia organizacja firmyUporządkowanie miejsca pracy i zapewnienie dostępności dokumentów pracowników.
Etapy przygotowania do kontroli PIP
PIP

Jak przebiega kontrola PIP?

Kontrola PIP przebiega według określonych zasad i schematów. Podczas kontroli inspektor PIP może sprawdzić m.in.:

  • przestrzeganie przepisy dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy przez pracodawcę,
  • prawidłowość naliczania i wypłacania wynagrodzenia,
  • przestrzegane przepisów dotyczących czasu pracy,
  • legalność zatrudnienia pracowników.
  • zasady prowadzenia dokumentów kadrowych w firmie.

Inspektor przeprowadzający kontrolę PIP ma szerokie uprawnienia. Może m.in.:

  • wejść na teren, do obiektów i pomieszczeń kontrolowanego podmiotu,
  • dokonywać oględzin obiektów, stanowisk pracy, maszyn, urządzeń i procesów technologicznych,
  • żądać ustnych i pisemnych informacji od osób objętych kontrolą, w tym pracowników i pracodawców.
  • weryfikować tożsamość osób pracujących i przebywających na terenie firmy.
  • korzystać z pomocy biegłych, specjalistów i laboratoriów.

Odmowa współpracy nie zwalnia z obowiązku poddania się kontroli. Inspektor może w razie potrzeby wezwać Policję. Z przeprowadzonej kontroli inspektor sporządza protokół pokontrolny, który podpisuje on i przedstawiciel kontrolowanego podmiotu. Pracodawca ma 7 dni na zgłoszenie uwag do protokołu do Okręgowego Inspektoratu Pracy (OIP), np. OIP w Łodzi.

Ile będzie wynosić minimalne wynagrodzenie w 2024 roku? Sprawdzisz tutaj

Obowiązki pracodawcy w czasie kontroli PIP

Podczas kontroli PIP pracodawca ma szereg obowiązków, których celem jest zapewnienie sprawnego przebiegu kontroli i ułatwienie inspektorowi pracy wykonywania jego zadań. Oto najważniejsze z nich:

  1. Zapewnienie dostępu do dokumentów i informacji, tj.:
    • przedstawianie żądanych dokumentów i materiałów,
    • udzielanie pisemnych i ustnych informacji dotyczących kwestii objętych kontrolą.
  2. Wsparcie techniczne, tj.:
    • udostępnienie niezbędnych urządzeń technicznych, np. komputera, drukarki, skanera,
    • zapewnienie oddzielnego pomieszczenia (opcjonalnie) z odpowiednim wyposażeniem technicznym.
  3. Współpraca, tj.:
    • aktywna współpraca pracodawcy z inspektorem i udzielanie mu niezbędnej pomocy,
    • zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy podczas kontroli.

Prawa i obowiązki pracodawcy po kontroli PIP?

Po zakończeniu kontroli PIP pracodawca powinien:

  1. Zapoznać się z protokołem pokontrolnym – inspektor PIP sporządzi protokół pokontrolny, w którym opisze przebieg kontroli, stwierdzone nieprawidłowości i zalecenia pokontrolne. Pracodawca ma prawo do zapoznania się z protokołem i złożenia pisemnych uwag w ciągu 7 dni od daty jego sporządzenia,
  2. Przeanalizować wyniki kontroli, by ustalić, jakie kroki należy podjąć, aby wdrożyć zalecenia pokontrolne.
  3. Wdrożyć zmiany – może to oznaczać np. zmianę regulaminu pracy, przeszkolenie pracowników lub zakup nowego sprzętu.
PIP

Jakie kary mogą grozić pracodawcy po kontroli PIP?

W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości PIP może nałożyć na pracodawcę różne kary, m.in.:

  • mandat karny.
  • nakaz usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości.
  • ograniczenie lub zawieszenie działalności zakładu pracy.
  • złożyć wniosek o ukaranie pracodawcy do sądu.

Kontrola PIP – Podsumowanie

Kontrola PIP to standardowa procedura, w której może uczestniczyć każdy pracodawca. Ma na celu ochronę praw pracowników i zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Dbając o przestrzeganie prawa pracy i przygotowując się do kontroli PIP, pracodawca może zapewnić sobie spokój i bezpieczeństwo swojego biznesu.

Chcesz sprawdzić prawidłowość procedury zatrudnienia w swojej firmie przed ewentualną kontrolą PIP? Nasi specjaliści udzielą Ci kompleksowego wsparcia. Zapraszamy do kontaktu!

FAQ – Pytania i odpowiedzi na temat: Kontrola PIP

Czym jest kontrola PIP?

Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) to urząd państwowy nadzorujący przestrzeganie prawa pracy w Polsce. Kontrola PIP jest jednym z jej najważniejszych narzędzi działania i polega na sprawdzeniu, czy pracodawca przestrzega przepisów prawa pracy.

Kiedy może odbyć się kontrola PIP?

Kontrola PIP może odbyć się w każdej chwili i o każdej porze dnia i nocy. Inspektorzy PIP mają prawo wstępu do zakładu pracy, żądania udostępnienia dokumentów i rozmowy z pracownikami.

Jakie są rodzaje kontroli PIP?

Istnieje kilka rodzajów kontroli PIP:
– planowe – przeprowadzane zgodnie z rocznym planem kontroli, np. w branżach o podwyższonym ryzyku wypadków.
– doraźne – mogą odbyć się w każdej chwili, np. w odpowiedzi na skargę pracownika, po wypadku przy pracy lub w przypadku podejrzenia łamania prawa pracy.
– na wniosek pracownika – pracownik ma prawo złożyć w PIP anonimową skargę na pracodawcę, a inspektorzy PIP są zobowiązani do jej rozpatrzenia.

Co zrobić, aby przygotować się do kontroli PIP?

Dokładne przygotowanie do kontroli PIP to kluczowy element, który może znacząco ułatwić cały proces i zminimalizować ryzyko nieprzyjemnych konsekwencji. Oto kilka kroków, które należy wykonać:
– zapoznać się z dokumentami PIP, dostępnymi na strony internetowej PIP,
– zgromadzić niezbędne dokumenty – należy przygotować listę i zgromadzić wszystkie dokumenty, które mogą być potrzebne podczas kontroli, np. regulamin pracy, rejestr czasu pracy, świadectwa pracy,
– przeprowadzić audyt wewnętrzny, by wykryć ewentualne nieprawidłowości w zakresie przestrzegania prawa pracy,
– przeszkolić pracowników i przeprowadź szkolenie dla pracowników, na którym omówione będę ich prawa i obowiązki oraz wytyczne kontroli PIP,
– zadbać o porządek i dostępność w miejscu pracy i upewnić się, że wszystkie niezbędne dokumenty są łatwo dostępne.

Jakie są prawa pracodawcy podczas kontroli PIP?

Pracodawca ma prawo do:
– zapoznania się z protokołem pokontrolnym i złożenia pisemnych uwag,
– odwołania się od wyników kontroli do wyższej instancji PIP,
– skonsultowania się z prawnikiem,
– dostępu do informacji na temat procedur kontrolnych PIP.

Jakie kary mogą grozić pracodawcy po kontroli PIP?

W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości PIP może nałożyć na pracodawcę różne kary, m.in.:
– mandat karny
– nakaz usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości
– ograniczenie lub zawieszenie działalności zakładu pracy
– wniosek o ukaranie do sądu

Gdzie uzyskać więcej informacji na temat kontroli PIP?

Więcej informacji na temat kontroli PIP można znaleźć na stronie internetowej PIP lub skontaktować się z właściwym oddziałem PIP.

Wyróżniony ekspert

Marek Cieślak

Prezes CGO Finance