E-doręczenia – rejestrowane doręczenia elektroniczne

E-doręczenia – rejestrowane doręczenia elektroniczne
Marek Cieślak

Marek Cieślak

Prezes CGO Finance

Ministerstwo Cyfryzacji przygotowało nowe rozwiązanie dla przedsiębiorców, mające ułatwić komunikację z organami publicznymi. E-doręczenia – rejestrowane doręczenia elektroniczne – umożliwiają załatwianie spraw bez osobistego stawiennictwa w placówce. Jak z nich skorzystać? Na to i inne pytania odpowiadamy poniżej.

Spis treści

Co to są e-doręczenia – rejestrowane doręczenia elektroniczne?

E-doręczenia zostały wprowadzone na podstawie ustawy z 18 listopada 2020 roku o doręczeniach elektronicznych. Ich celem jest ułatwienie komunikacji z organami publicznymi. Umożliwiają całodobowy dostęp do elektronicznej platformy doręczeń. Pozwalają tym samym na załatwienie sprawy urzędowej, bez konieczności osobistego stawiennictwa w placówce.

Usługa ta zapewnia obustronną korespondencję (przedsiębiorca – organ) z dowolnego urządzenia, np. smartfonu, tabletu, komputera, która jest odpowiednikiem tradycyjnego listu poleconego. Do użytkownika zostaje przypisany adres do doręczeń elektronicznych, zapewniający jednoznaczną identyfikację adresata i realizowanych przez niego usług. Nie jest to jednak adres e-mail, tylko odrębny adres (ciąg znaków), który umożliwia prowadzenie korespondencji elektronicznej. Co ważne, jest on niezmienny, niezależnie od późniejszych zmian adresu fizycznego.

Do zalet e-doręczeń należy zaliczyć przede wszystkim:

  • bezpieczeństwo przechowywania i przepływu danych,
  • szybki i wygodny dostęp do usługi,
  • ułatwienie procesu komunikacji z organami publicznymi,
  • ograniczenie kosztów związanych z doręczaniem korespondencji,
  • zrównanie skutków e-doręczenia i tradycyjnej przesyłki poleconej (za potwierdzeniem odbioru).

Baza Adresów Elektronicznych

Baza Adresów Elektronicznych (BAE) jest zbiorem danych, w której gromadzone są adresy elektroniczne do e-doręczeń oraz dane identyfikujące podmioty obowiązane do korzystania z systemu elektronicznych doręczeń. Powyższy rejestr prowadzi minister właściwy ds. informatyzacji.

Zgodnie z ustawą, do jednego przedsiębiorcy może być przypisany jeden adres do e-doręczeń. Jednocześnie w Bazie Adresów Elektronicznych będzie ujawniony także adres do e-doręczeń na potrzeby prowadzenia działalności gospodarczej, czy wykonywania czynności służbowych lub wykonywania zawodu, niezależnie od adresu wskazanego jako adres do e-doręczeń, niezwiązany z działalnością zawodową lub służbową. Dotyczy to przedsiębiorców wpisanych do CEIDG oraz:

  • adwokata,
  • radcy prawnego,
  • doradcy podatkowego,
  • doradcy restrukturyzacyjnego,
  • notariusza,
  • rzecznika patentowego,
  • radcy Prokuratorii Generalnej,
  • komornika sądowego.

Procedura uzyskania dostępu do usługi e-doręczeń dla przedsiębiorców

Do uzyskania dostępu do usługi e-doręczeń konieczne jest złożenie wniosku w formie elektronicznej za pośrednictwem portalu biznes.gov.pl. We wniosku należy wskazać niezbędne dane identyfikujące przedsiębiorcę, tj. nazwę, numer REGON, NIP, KRS, adres do korespondencji – w przypadku przedsiębiorców wpisanych do KRS także oznaczenie formy prawnej, adres i siedzibę, a tych zarejestrowanych w CEIDG numer PESEL oraz adres e-mail.

Wniosek podpisuje podpisem elektronicznym osoba uprawniona do reprezentacji przedsiębiorcy lub prawidłowo umocowany pełnomocnik. Należy podkreślić, że w przypadku podmiotów niepublicznych niebędących osobami fizycznymi ustawodawca wprowadził obowiązek wyznaczenia przez nie administratora do e-doręczeń. W przypadku przedsiębiorców wpisanych do CEIDG wyznaczenie administratora jest nieobowiązkowe.

Wygenerowany adres do e-doręczeń jest automatycznie wpisywany do Bazy Adresów Elektronicznych. Od tej chwili cała korespondencja pomiędzy przedsiębiorcą a organami publicznymi odbywać się będzie elektronicznie.

E-doręczenia – zakres podmiotowy

Ustawodawca objął obowiązkiem dokonywania elektronicznych doręczeń następujące podmioty:

  • przedsiębiorców zarejestrowanych w CEIDG i KRS, czyli m.in. osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, spółki prawa handlowego,
  • podmioty niepubliczne wpisane do KRS, np. stowarzyszenia, fundacje,
  • wszystkie podmioty publiczne, jednostki samorządu terytorialnego.

Ramy czasowe obowiązywania usługi e-doręczenia

Usługa e-doręczeń dla przedsiębiorców zacznie obowiązywać od 10 grudnia 2023 roku. Oznacza to, że od tej daty podmioty ujawnione w KRS będą składały wniosek o założenie elektronicznej skrzynki doręczeń w momencie rejestracji w powyższym rejestrze. Przedsiębiorcy podlegający obowiązkowemu wpisowi do CEIDG będą składać wniosek o dostęp do skrzynki e-doręczeń jednocześnie z ujawnieniem w rejestrze do 1 stycznia 2024 roku.

Podmioty, których działalność została zarejestrowana we właściwych rejestrach wcześniej, będą musieli wystąpić z oddzielnym wnioskiem o uzyskanie dostępu do e-skrzynki do doręczeń. Oznacza to, że dostęp będzie musiał być aktywny dla przedsiębiorców ujawnionych w:

  • CEIDG do 30 grudnia 2023 roku – do 30 września 2026 roku,
  • KRS przed 10 grudnia 2023 roku – do 10 marca 2024 toku.

Zgodnie z założeniem ustawodawcy, do 2023 roku organy administracji publicznej, urzędy centralne będą zobowiązane wdrożyć system e-doręczeń. Ostateczny termin na wprowadzenie elektronicznych doręczeń przypada na 2029 rok. Od tej daty prowadzenie elektronicznej korespondencji będzie obowiązywało:

  • wszystkie podmioty publiczne,
  • jednostki samorządu terytorialnego,
  • sądy.

Jak przygotować się do wdrożenia systemu e-doręczeń?

Przygotowanie się do wdrożenia usługi e-doręczeń wymaga wprowadzenia w dotychczasowych systemach informatycznych odpowiednich zmian, zapewniających płynność działania nowego systemu. Dobrze, jeśli przygotowania zostaną rozłożone odpowiednio w czasie, by jak najlepiej przygotować systemy wewnętrzne, przeprowadzić niezbędne testy oraz opracować zestawienie rozwiązań potencjalnych problemów.

Skutki e-doręczeń dla przedsiębiorców

Wprowadzenie systemu e-doręczeń nakłada na przedsiębiorcę obowiązek regularnego sprawdzania korespondencji (nie rzadziej niż co 14 dni). Dowód jej doręczenia zostanie wystawiony po:

  • odebraniu korespondencji,
  • ujawnieniu korespondencji w systemie na adres do doręczeń dla podmiotu publicznego,
  • po upływie 14 dni od wysłania korespondencji przez organ publiczny na adres podmiotu niepublicznego.

Czy wiesz, czym jest system KSeF? Zestawienie aktualnych informacji o Krajowym Systemie eFaktur przedstawiamy w tym artykule.

Wyłączenia zastosowania usługi e-doręczeń dla przedsiębiorców

Ustawa o elektronicznych doręczeniach przewiduje, iż usługa e-doręczeń nie będzie miała zastosowania:

  • do korespondencji zawierającej informacje niejawne,
  • w postepowaniach regulowanych ustawą z 11 września 2019 roku Prawo zamówień publicznych,
  • w postepowaniu o udzielenie koncesji udzielanej w trybie ustawy o umowie koncesji na roboty budowlane lub usługi,
  • jeśli przepis szczególny tak stanowi,
  • do wymiany danych z systemami teleinformatycznymi za pomocą usług sieciowych.

E-doręczenia – rejestrowane doręczenia elektroniczne – podsumowanie

System e-doręczeń dla przedsiębiorców służy usprawnieniu i unowocześnieniu komunikacji pomiędzy przedsiębiorcami i organami publicznymi. Dzięki niemu załatwienie sprawy urzędowej, które dotychczas wymagało często fizycznej obecności w placówce, stanie się możliwe do wykonania całkowicie zdalnie.

Jeśli zainteresował Cię powyższy wpis i chcesz wiedzieć więcej na poruszony w nim temat zapraszamy do współpracy. Nasi specjaliści są do Twojej dyspozycji. Skontaktuj się już dzisiaj i daj sobie pomóc.

Wyróżniony ekspert

Marek Cieślak

Prezes CGO Finance