KSeF – wszystko, co musisz wiedzieć o Krajowym Rejestrze eFaktur

Krajowy Rejestr eFaktur (KSeF) to system, który ma na celu usprawnienie procesu wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych w formie elektronicznej. W tym artykule omawiamy niezbędne kwestie związane z platformą KSeF, m.in. to, do kogo jest skierowana, jak zdobyć uprawnienia, co oznacza obowiązek KSeF dla przedsiębiorców. Zapraszamy do lektury!

Spis treści

• KSeF – co to jest?
• Ramy czasowe obowiązywania KSeF
• Znaczenie KSeF dla obrotu gospodarczego
• Podmioty korzystające z platformy KSeF
• Uprawnienia do platformy KSeF
• Co oznacza wprowadzenie KSeF dla przedsiębiorcy?
• KSeF – podsumowanie

KSeF – co to jest?

Krajowy System eFaktur (KSeF) to elektroniczna platforma przeznaczona do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych, czyli faktur w formacie XLM zgodnych ze strukturą logiczną e-Faktury FA(1) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych na platformie ePUAP.

KSeF został wprowadzony na mocy ustawy z 29 października 2021 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, dostosowując polskie ustawodawstwo do wymogów unijnych.

Celem KSeF jest usprawnienie obrotu gospodarczego poprzez ujednolicenie wzoru faktur stanowiących podstawę rozliczeń.

Ramy czasowe obowiązywania KSeF

Wprowadzenie obowiązku korzystania z platformy KSeF wymaga m.in. dostosowania systemu finansowo-księgowego firmy, przeszkolenia pracowników, weryfikacji i optymalizacji procedur i danych. Mając to na względzie, Ministerstwo Finansów (MF) wdraża system etapami, określając ramy czasowe dla każdego z nich. Zgodnie z najnowszymi ustaleniami:

• etap dobrowolny obowiązuje od 1 stycznia 2022 roku do 31 czerwca 2024 roku

W tym okresie dopuszczalne jest równoległe korzystanie z systemu KSeF, jako jednej z form dokumentowania transakcji, obok faktur w wersji papierowej i elektronicznej. Służy to przetestowaniu platformy oraz przygotowaniu się na nadchodzące zmiany pod względem organizacyjno – technicznym.

• etap obligatoryjny wprowadza obowiązek korzystania z KSeF od 1 lipca 2024 roku

Pierwotnie system miał obowiązywać od 1 stycznia 2024 roku, jednak ze względu na trudności organizacyjne, w szczególności zgłaszane przez średnich i małych przedsiębiorców, po konferencji uzgodnieniowej z lutego 2023 roku ustawodawca podjął decyzję o przesunięciu tego terminu.

Powyższa data dotyczy czynnych podatników VAT. Podatnicy zwolnieni podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT będą objęci obowiązkiem korzystania z KSeF od 1 stycznia 2025 roku.

Znaczenie KSeF dla obrotu gospodarczego

Obowiązywanie rozliczeń w drodze faktury ustrukturyzowanej oznacza, iż jedyną dopuszczalną formą rozliczeń płatników VAT, którzy mają siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce, będą faktury wystawiane w ramach platformy KSeF. Ma ona zastosowanie do wszystkich faktur wystawianych zgodnie z polskimi przepisami.

Co należy podkreślić, dokumenty wystawione z pominięciem KSeF nie będą uznawane za faktury. Jednocześnie Minister Finansów będzie miał możliwość zwolnienia z obowiązku niektórych podatników.

Podmioty korzystające z platformy KSeF

System KSeF jest skierowany do:

• przedsiębiorców zarejestrowanych jako czynni podatnicy podatku VAT,
• przedsiębiorców zwolnionych z podatku VAT,
• podatników zidentyfikowanych w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadających w Polsce identyfikator podatkowy NIP.

Uprawnienia do platformy KSeF

Platforma KSeF opiera się na modelu poświadczeń. Innymi słowy, do korzystania z niej niezbędne jest uwierzytelnienie i autoryzacja danej osoby w systemie. Osoba fizyczna loguje się do systemu za pomocą numeru NIP, a następnie potwierdza dane za pomocą podpisu elektronicznego, profilu zaufanego lub przez aplikację MF. Osoba prawna do skutecznego zalogowania potrzebuje pieczęci kwalifikowanej. Pozytywna weryfikacja podmiotu umożliwia przeglądanie, wystawianie i otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych.

Istnieją trzy rodzaje uprawnień, tj. do:

1. nadawania, zmiany lub odebrania uprawnień do korzystania z KSeF,
2. wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych,
3. wystawiania faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, będących fakturami ustrukturyzowanymi.

Uprawnienia w potrzebnym zakresie uzyskuje się na dwa sposoby:

• elektronicznie,
• tradycyjnie.

W pierwszym przypadku odbywa się to za pośrednictwem oprogramowania dostępnego na oficjalnej stronie MF. Chcąc skorzystać z drugiej opcji, należy złożyć do właściwego naczelnika Urzędu Skarbowego zawiadomienie w wersji papierowej o nadaniu lub odebraniu uprawnień (ZAW-FA) do korzystania z KSeF.

Ustawodawca przewidział też możliwość przekazania uprawnień przysługujących podatnikowi na rzecz innego podmiotu.

Co oznacza wprowadzenie KSeF dla przedsiębiorcy?

Ujednolicenie systemu fakturowania wymaga uwzględnienia dynamiki procesu prowadzenia działalności gospodarczej oraz potrzeb przedsiębiorców. Według aktualnych ustaleń KSeF wprowadzi m.in.:

• zwolnienie z obowiązku przechowywania faktur w wersji papierowej – okres przechowywania elektronicznych dokumentów księgowych w KSeF wynosi 10 lat; przedsiębiorca ma obowiązek kontroli przepisów szczególnych w zakresie innych terminów archiwizacji,
• zwolnienie z obowiązku przekazywania pliku JPK-FA do Urzędu Skarbowego,
• skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku z 60 na 40 dni,
• bezpieczeństwo interpretacyjne i przejrzystość obrotu poprzez ujednolicenie dokumentu stanowiącego podstawę rozliczeń,
• automatyzację systemu fakturowania zmierzającą do usprawnienia rozliczeń,
• możliwość samofakturowania, czyli wystawiania przez nabywcę faktur w imieniu i na rzecz sprzedawcy,
• zwolnienie z obowiązku wystawiania w KSeF tzw. faktur konsumenckich,
• obowiązek wskazywania numeru referencyjnego faktury z KSeF przy zlecaniu płatności za fakturę,
• likwidację faktur uproszczonych (do 450 zł) od 1 stycznia 2025 roku – dokumentowanie tych transakcji nastąpi za pomocą paragonu albo faktury,
• brak możliwości podpinania załączników w postaci plików zewnętrznych do faktury wystawianej w KSeF, co znaczy że wszelkie dodatkowe informacje będą musiały przyjąć formę odrębnego pliku,
• uzależnienie odbierania faktur przez nabywcę od wyrażenia przez niego na to zgody – jej brak nie wyłącza możliwości wystawienia faktury w KSeF, ale nakłada na przedsiębiorcę obowiązek przesłania jej nabywcy w innej formie, uprzednio z nim uzgodnionej (przepisy ustawy o podatku VAT nie określają wymogów w tej kwestii), ważne jest zachowanie tożsamej treści dokumentu dla obu stron,
• zastąpienie not korygujących do faktur w KSeF fakturami korygującymi od 1 lipca 2024 roku jako jedynej formy zmiany danych.

KSeF – podsumowanie

Krajowy System eFaktur ma ujednolicić, a tym samym usprawnić transakcje rozliczeniowe, aby zapewnić ich przejrzystość. Wdrożenie platformy wiąże się z koniecznością podjęcia wielu czynności organizacyjno-technicznych służących przygotowaniu firmy do nadchodzących zmian. Pierwsze kroki są trudne zwłaszcza ze względu na wciąż pojawiające się wątpliwości i pytania wśród przedsiębiorców, jednak założenia KSeF z pewnością przyniosą wiele korzyści dla obrotu gospodarczego.

Chcesz uzyskać więcej informacji o KSeF? Skontaktuj się z nami! Nasi specjaliści są do Twojej dyspozycji.