Czym jest zapis na sąd polubowny?

Zapis na sąd polubowny, znany też jako klauzula arbitrażowa, to jedno z narzędzi umożliwiających stronom skierowanie sporu do sądu arbitrażowego z pominięciem sądu powszechnego. Odpowiednie sformułowanie takiego zapisu ma istotne znaczenie dla skuteczności i sprawności rozstrzygania konfliktów, zwłaszcza w relacjach gospodarczych o charakterze krajowym i międzynarodowym. Jakie warunki musi spełniać i jakich błędów należy się wystrzegać? Podpowiadamy!

Czym jest zapis na sąd polubowny?

Zapis na sąd polubowny to umowa pomiędzy stronami, zgodnie z którą zobowiązują się one do przekazania ewentualnych sporów (wszystkich lub określonego rodzaju) wynikających z danego stosunku prawnego do rozstrzygnięcia przez sąd arbitrażowy, zamiast sądu powszechnego. Zapis może mieć formę:

• klauzuli arbitrażowej zawartej w umowie głównej (najczęściej stosowane rozwiązanie),
• oddzielnej umowy o arbitraż, zawartej w momencie powstania sporu lub wcześniej.

Zgodnie z art. 1161 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego, zapis na sąd polubowny musi być dokonany na piśmie, co obejmuje również korespondencję elektroniczną, jeśli pozwala na utrwalenie jego treści i identyfikację stron.

W obrocie międzynarodowym rolę kluczową odgrywa również Konwencja nowojorska z 1958 r. o uznawaniu i wykonywaniu zagranicznych orzeczeń arbitrażowych – ratyfikowana przez ponad 170 państw.

Dlaczego warto zawrzeć zapis na sąd polubowny?

Zapis na sąd polubowny jest nie tylko formalnym wyrazem zgody na arbitraż, ale również narzędziem zarządzania ryzykiem prawnym. Jego zawarcie pozwala uniknąć niepewności związanej z właściwością sądu i znacząco zwiększa przewidywalność oraz kontrolę nad przyszłym postępowaniem.

Korzyści wynikające z zapisu na sąd polubowny:

• Większa elastyczność proceduralna – strony mają wpływ na zasady prowadzenia postępowania, wybór języka, miejsca arbitrażu, liczby arbitrów;
• Poufność – rozprawy nie są jawne, co chroni reputację i tajemnice handlowe;
• Szybsze rozstrzyganie sporów – procedura arbitrażowa zwykle trwa krócej niż sądowa;
• Wysoki stopień specjalizacji arbitrów – arbitrzy często mają doświadczenie branżowe, co przekłada się na jakość rozstrzygnięcia;
• Łatwiejsza wykonalność orzeczeń za granicą – w oparciu o Konwencję nowojorską.

Zapis na sąd polubowny jest szczególnie rekomendowany w kontraktach:

• z partnerami zagranicznymi,
• o dużej wartości,
• w branżach regulowanych (np. energetyka, budownictwo, IT),
• wymagających poufności.

Jak skutecznie sporządzić zapis na sąd polubowny?

Zapis powinien być nie tylko formalnie ważny, ale także skuteczny i precyzyjny. Praktyka pokazuje, że wiele problemów wynika z niejasnych lub niekompletnych zapisów.

Wymogi formalne:

• Forma pisemna – zapis musi być utrwalony w sposób umożliwiający jego odtworzenie (umowa, e-mail, korespondencja handlowa),
• Wyraźna zgoda stron – brak sprzeciwu nie wystarcza,
• Odniesienie do konkretnego stosunku prawnego – np. „spory wynikające z niniejszej umowy”.

Kluczowe elementy zapisu:

• jednoznaczne wskazanie, że strony poddają spór arbitrażowi,
• określenie instytucji arbitrażowej (np. SAKIG, ICC, VIAC),
• miejsce arbitrażu (np. Warszawa, Wiedeń, Sztokholm),
• liczba i tryb powoływania arbitrów,
• język postępowania,
• możliwość prowadzenia postępowania jedno- lub wieloetapowego (np. najpierw mediacja, potem arbitraż).

Czego unikać przy formułowaniu zapisu?

Nieprecyzyjne lub ogólne sformułowania prowadzą do licznych problemów praktycznych. Spory o ważność zapisu lub o właściwość sądu to jedne z najczęstszych przyczyn opóźnień w postępowaniach arbitrażowych.

Błędy, których należy unikać:

• brak jednoznacznego odniesienia do arbitrażu (np. „strony będą dążyły do rozwiązania sporu polubownie”),
• pominięcie instytucji arbitrażowej,
• brak informacji o języku, miejscu i liczbie arbitrów,
• sprzeczności między zapisami arbitrażowymi a innymi postanowieniami umowy (np. klauzulą jurysdykcyjną),
• oparcie zapisu na nieaktualnym regulaminie arbitrażowym,
• nieuwzględnienie sytuacji następców prawnych.

Należy pamiętać, że nawet drobne nieścisłości mogą skutkować uznaniem zapisu za nieważny lub niewykonalny.

Zapis na sąd polubowny – podsumowanie

Zapis na sąd polubowny to istotne narzędzie prawne, które – jeśli zostanie prawidłowo skonstruowane – zapewnia stronom efektywny, poufny i przewidywalny sposób rozstrzygania sporów. Jego znaczenie rośnie wraz z rozwojem międzynarodowych kontaktów handlowych i potrzebą ograniczenia ryzyk związanych z jurysdykcją sądów krajowych.

Dobrze przemyślana klauzula arbitrażowa może okazać się kluczowa dla zachowania kontroli nad sporem i jego sprawnego zakończenia.

Potrzebujesz wsparcia przy tworzeniu klauzuli arbitrażowej?

Nasz zespół pomaga w opracowywaniu i weryfikowaniu zapisów na sąd polubowny, dostosowaniu klauzul do specyfiki umowy i branży. Zajmujemy się również reprezentacją klientów w postępowaniach arbitrażowych w Polsce i za granicą oraz analizą ryzyk związanych z wyborem instytucji i regulaminu. Skontaktuj się z nami.

FAQ – najczęściej zadawane pytania na temat: Zapis na sąd polubowny