Windykacja zagraniczna – jak przeprowadzić windykację za granicą?

Windykacja zagraniczna, jak sama nazwa wskazuje, pozwala na odzyskanie należności od kontrahentów za granicą. Wygląda inaczej od windykacji krajowej ze względu choćby na język, ale też procedury sądowe czy relacje biznesowe. Zobacz, co możesz zrobić, aby zwiększyć swoje szanse na skuteczną windykację międzynarodową.

Czym jest windykacja zagraniczna i kiedy warto ją rozpocząć?

Windykacja zagraniczna to proces odzyskiwania należności od dłużników mających siedzibę poza granicami Polski. Może dotyczyć zarówno kontrahentów z Unii Europejskiej, jak i państw trzecich. Jej skuteczność w dużej mierze zależy od odpowiedniego przygotowania.

Warto rozważyć wszczęcie windykacji zagranicznej, gdy:

• termin płatności faktury minął, a należność nie została uregulowana,
• kontrahent unika kontaktu lub wprost odmawia zapłaty,
• wcześniejsze próby ugodowe zakończyły się niepowodzeniem,
• kwota zobowiązania ma istotne znaczenie dla kondycji finansowej firmy.

W przypadku roszczeń transgranicznych nie należy zwlekać – im szybciej podejmiesz działania, tym większe prawdopodobieństwo skutecznego odzyskania środków.

Etap przygotowawczy – analiza dokumentacji i sytuacji prawnej

Zanim przejdziesz do działań windykacyjnych, kluczowe jest przygotowanie pełnej dokumentacji i ocena sytuacji prawnej dłużnika.

Podstawowe kroki przygotowawcze to:

• zebranie umów, faktur, korespondencji oraz wezwań do zapłaty,
• ustalenie dokładnych danych dłużnika i miejsca jego siedziby,
• sprawdzenie terminu przedawnienia roszczenia (np. Niemcy – 3 lata, Francja – 5 lat),
• analiza zapisów umownych dotyczących jurysdykcji i prawa właściwego,
• ocena, czy możliwe jest dochodzenie roszczenia przed sądem polskim.

Profesjonalna analiza na tym etapie pozwala uniknąć błędów proceduralnych i strat finansowych w późniejszym postępowaniu.

Windykacja polubowna – pierwszy krok do odzyskania należności

Polubowna windykacja jest zwykle najtańszą i najszybszą formą odzyskania należności. Jej celem jest skłonienie dłużnika do dobrowolnej spłaty zobowiązania, bez angażowania sądu.

Najczęściej stosowane narzędzia polubowne to:

• pisemne wezwanie do zapłaty w języku dłużnika (najlepiej listem poleconym z potwierdzeniem odbioru),
• kontakt telefoniczny lub mailowy i próba ustalenia harmonogramu spłat,
• propozycja ugody lub rozłożenia długu na raty,
• ostrzeżenie o zamiarze wpisania do zagranicznego rejestru dłużników,
• skorzystanie z usług międzynarodowych firm windykacyjnych.

Choć nie zawsze przynosi zamierzony skutek, windykacja polubowna bywa skutecznym sposobem na odzyskanie pieniędzy – szczególnie w sprawach, w których doszło jedynie do opóźnienia w płatności.

Europejski Nakaz Zapłaty – szybka procedura w Unii Europejskiej

W sytuacjach, gdy windykacja polubowna zawiedzie, wierzyciele z krajów Unii Europejskiej (z wyjątkiem Danii) mogą skorzystać z procedury wydania Europejskiego Nakazu Zapłaty (dalej: ENZ).

Korzyści wynikające z wydania ENZ to:

• uproszczona i zautomatyzowana procedura,
• brak obowiązku uzyskiwania klauzuli wykonalności w kraju egzekucji,
• stosunkowo niska opłata sądowa (zazwyczaj ok. 5% wartości roszczenia),
• możliwość działania z Polski – bez obecności na rozprawach zagranicznych.

Etapy procedury wydania ENZ:

1. Złożenie formularza A wraz z dokumentami i opłatą sądową.
2. Wydanie przez sąd nakazu zapłaty.
3. Doręczenie nakazu dłużnikowi.
4. Oczekiwanie na ewentualny sprzeciw (30 dni).
5. W przypadku braku sprzeciwu – nadanie ENZ klauzuli wykonalności.

Windykacja poza Unią Europejską – procedury, konwencje, ryzyka

W przypadku dłużników spoza Unii Europejskiej, odzyskanie należności wymaga większego zaangażowania i znajomości przepisów prawa międzynarodowego oraz lokalnych regulacji.

W takich sprawach należy wziąć pod uwagę:

• obowiązywanie lub brak umów międzynarodowych (np. Konwencja z Lugano),
• zapisy umowne dotyczące jurysdykcji i prawa właściwego,
• konieczność tłumaczenia dokumentów przysięgle na język kraju dłużnika,
• potrzebę uzyskania legalizacji lub klauzuli apostille,
• prowadzenie postępowania przed zagranicznym sądem z pomocą lokalnych pełnomocników.

Skuteczna windykacja w państwach trzecich często wymaga współpracy z kancelariami prawnymi posiadającymi międzynarodowe doświadczenie i znajomość lokalnego rynku.

Egzekucja komornicza za granicą – zasady i koszty

Po uzyskaniu prawomocnego orzeczenia lub ENZ można rozpocząć egzekucję majątku dłużnika w jego kraju. Jest to kluczowy etap w procesie windykacji.

Egzekucja zagraniczna może obejmować:

• złożenie wniosku do lokalnego komornika (bailiff, huissier, Gerichtsvollzieher),
• tłumaczenie dokumentów i ich legalizację, jeśli wymaga tego prawo lokalne,
• monitorowanie przebiegu egzekucji z pomocą prawnika lub agenta terenowego,
• wniesienie dodatkowych opłat sądowych lub egzekucyjnych.

Przykładowe koszty egzekucji:

Dlaczego warto skorzystać z pomocy profesjonalistów?

Prowadzenie windykacji międzynarodowej na własną rękę wiąże się z dużym ryzykiem błędów, stratą czasu i niepotrzebnym stresem. Z tego względu warto powierzyć sprawę kancelarii specjalizującej się w tego typu postępowaniach.

Zalety współpracy z kancelarią prawną:

• doświadczenie w sprawach transgranicznych,
• znajomość lokalnych przepisów i terminów procesowych,
• dostęp do zagranicznych partnerów (pełnomocników, tłumaczy, komorników),
• możliwość prowadzenia sprawy od wezwania do zapłaty aż po egzekucję.

Windykacja zagraniczna – podsumowanie

Windykacja zagraniczna to złożony proces, wymagający precyzji, znajomości procedur i elastyczności. Kluczowe etapy to: przygotowanie dokumentacji, próby polubowne, skorzystanie z Europejskiego Nakazu Zapłaty (w Unii Europejskiej) lub lokalnego postępowania sądowego (poza Unia Europejska), a następnie skuteczna egzekucja. Profesjonalne wsparcie znacznie zwiększa szanse na odzyskanie należności.

Masz dłużnika za granicą i nie wiesz, od czego zacząć? Skontaktuj się z nami – kompleksowo prowadzimy windykację międzynarodową, od wezwania do zapłaty po egzekucję komorniczą.

FAQ – najczęściej zadawane pytania na temat: Windykacja zagraniczna