Dokument raport kasowy – co należy o nim wiedzieć?

Dokument raport kasowy pomaga firmom operującym gotówką kontrolować przepływ finansów. Dzięki temu mogą śledzić wydatki oraz wpływy. Raport kasowy pomaga też uniknąć problemów księgowych. Co powinien zawierać i jak go prowadzić? Wyjaśniamy!

Czym jest dokument raport kasowy?

Raport kasowy to dokument księgowy, który zawiera szczegółowy zapis operacji gotówkowych w firmie. Jest niezbędny dla prawidłowego prowadzenia ksiąg rachunkowych i umożliwia kontrolę nad przepływem gotówki. Każda firma, która operuje gotówką, powinna prowadzić taką dokumentację, aby mieć pełną kontrolę nad swoimi finansami.

Raport kasowy pozwala na przejrzyste dokumentowanie wpływów i wypłat gotówki, co ma kluczowe znaczenie zwłaszcza podczas kontroli skarbowych. Dzięki niemu zarządzanie płynnością finansową jest znacznie prostsze, a firma może na bieżąco monitorować swoje dochody oraz wydatki.

Elementy raportu kasowego

Każdy raport kasowy jako dokument księgowy, powinien zawierać kluczowe informacje, takie jak:

• dane firmy – np. na pieczęci firmowej,
• oznaczenie dokumentu oraz jego numer,
• określenie okresu, za który sporządzany jest raport kasowy,
• nazwę rejestru,
• wykaz wszystkich operacji gotówkowych – ewidencja operacji gotówkowych w porządku chronologicznym, z opisem zawierającym numer pozycji, datę wykonania operacji, treść dokumentu kasowego oraz dane osób dokonujących wpłat/wypłat pieniężnych,
• numer konta przeciwstawnego – numery kont, na które zgodnie z zasadą podwójnego zapisu odnoszone są operacje gospodarcze ujęte w raporcie kasowym,
• wyliczenie obrotów, salda początkowego i końcowego kasy,
• liczbę załączników – do raportu kasowego należy załączyć dokumenty źródłowe oraz zastępcze dowody księgowe,
• data sporządzenia i zatwierdzenia raportu,
• podpis osoby sporządzającej i zatwierdzającej raport.

Raport kasowy powinien być prowadzony w sposób ciągły, aby można było śledzić historię operacji gotówkowych. W ten sposób można uniknąć nieprawidłowości oraz możliwych niezgodności finansowych. Każda operacja powinna być odpowiednio udokumentowana, aby zapewnić jej wiarygodność.

Jak sporządzić raport kasowy?

Raport kasowy przygotowuje się na podstawie dokumentów, które obrazują przepływ gotówki w firmie, w szczególności:

• podstawowych dowodów zakupu, w tym faktur VAT i rachunków,
• dowodów księgowych KP i KW,
• poleceń wypłat lub wpłat z tytułu rozliczeń podróży służbowych pracowników,
• kopert płacowych,
• wniosków o wypłatę zaliczek na potrzeby podróży służbowych od pracowników,
• poleceń wypłat, zaakceptowanych przez uprawnione osoby,
• dowodów wpłat na rachunki bankowe,
• poleceń wykonania dyspozycji płatniczych.

KP i KW – kluczowe dokumenty kasowe

KP (Kasa Przyjmie) oraz KW (Kasa Wypłaci) to dokumenty potwierdzające wpływy i wypłaty gotówkowe. Mają one kluczowe znaczenie dla prawidłowej ewidencji operacji finansowych w raportach kasowych.

Dzięki tym dokumentom możliwe jest prawidłowe monitorowanie stanu gotówki w kasie i zapewnienie zgodności z danymi księgowymi. Każda wpłata i wypłata powinna być udokumentowana, co pozwala uniknąć błędów i nadużyć finansowych.

Czy raport kasowy jest obowiązkowy?

Obowiązek sporządzenia raportu kasowego spoczywa na jednostkach samodzielnie monitorujących przepływy gotówkowe w firmie (regulujące zobowiązania gotówką oraz przyjmujące wpłaty gotówkowe).

Raport kasowy obejmuje okresy przyjęte w instrukcji kasowej jako okresy rozliczeniowe, jednak nie rzadziej niż na koniec każdego miesiąca. Sporządzany jest on zazwyczaj przez kasjera. Następnie zostaje przekazany osobie zajmującej się księgowością jednostki, natomiast kopia pozostaje w bloku raportów.

Prowadzenie raportu kasowego jest istotne dla celów podatkowych oraz kontroli finansowej. Warto skorzystać z pomocy profesjonalistów, takich jak biuro rachunkowe w Łodzi lub biuro rachunkowe w Warszawie, aby zapewnić prawidłowość ewidencji.

Raport kasowy nie tylko ułatwia rozliczenia, lecz także może chronić firmę przed konsekwencjami błędów księgowych. Regularna kontrola przepływów gotówkowych pozwala uniknąć problemów związanych z zarządzaniem finansami firmy.

Co istotne, raporty kasowe podlegają archiwizowaniu przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Jak rozliczyć raport kasowy?

Jeśli ujawnione zostaną błędy, czyli ilość gotówki w kasie okaże się większa lub mniejsza, niż wynika to z raportu kasowego, wówczas można mówić o nadwyżce albo niedoborze kasowym.

Nadwyżka kasowa ma miejsce wtedy, gdy znajdująca się w kasie gotówka jest większa niż wynika z dokumentów. Oznacza to, że nie została udokumentowana przychodowymi dokumentami. Nadwyżka w ramach rozliczenia raportu powinna być odprowadzona na rachunek dochodów budżetowych. 

Dokument raport kasowy – podsumowanie

Raport kasowy to kluczowy dokument dla każdej firmy operującej gotówką. Jego prawidłowe prowadzenie pozwala na łatwiejsze zarządzanie finansami i unikanie problemów księgowych. Wprowadzenie systematycznej dokumentacji operacji gotówkowych pozwala na pełną kontrolę finansową i zabezpieczenie firmy przed nieprzewidzianymi trudnościami.

Jeśli chcesz mieć pewność, że Twoja firma prowadzi raport kasowy zgodnie z obowiązującymi przepisami, skorzystaj z usług profesjonalistów. Sprawdź ofertę biura rachunkowego w Łodzi lub biura rachunkowego w Warszawie i zadbaj o prawidłową księgowość już dziś!

FAQ – pytania i odpowiedzi na temat: Dokument raport kasowy