VAT-UE – jak złożyć deklarację i uzyskać numer?

VAT-UE – jak złożyć deklarację i uzyskać numer?
Marek Cieślak

Marek Cieślak

Prezes CGO Finance

VAT-UE to numer identyfikacyjny, który jest niezbędny do zawierania transakcji wewnątrzwspólnotowych. Jak go zdobyć? Jakie daje korzyści? Kto ma obowiązek rejestracji VAT-UE? Wszystkiego dowiesz się z artykułu poniżej. Zapraszamy do lektury.

Spis treści

Czym jest VAT-UE?

VAT-UE stanowi europejski odpowiednik NIP. Podatnik VAT otrzymuje go po rejestracji. VAT-UE jest wymagany, kiedy zawiera się transakcje wewnątrzwspólnotowe, w rozumieniu wewnątrzwspólnotowej dostawy i wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów.

Co istotne, jako podatnik VAT-UE zarejestrować się musi polski przedsiębiorca, który chce dokonywać transakcji wewnątrzwspólnotowych i korzysta ze zwolnienia VAT z racji nieprzekroczenia kwoty 200 000 zł, ale:

  • suma dokonanego przez niego wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów przekroczyła 50 000 zł w danym roku podatkowym,
  • chce świadczyć usługi, które będą rozliczane w kraju nabywcy.
VAT-UE

Rejestracja do VAT-UE

Rejestracja do VAT-UE jest obowiązkowa dla przedsiębiorców dokonujących transakcji wewnątrzwspólnotowych. Przed pierwszą taką transakcją, przedsiębiorca musi złożyć wniosek o nadanie numeru VAT-UE w swoim urzędzie skarbowym. Numer ten jest niezbędny do prawidłowego rozliczania transakcji z partnerami handlowymi z innych krajów Unii Europejskiej.

Aby otrzymać numer VAT-UE, należy złożyć w urzędzie skarbowym wniosek VAT-R:

  • w formie papierowej,
  • drogą pocztową,
  • online.

W przypadku podmiotów posiadających już numer identyfikacji podatkowej wystarczy złożenie aktualizacji formularza VAT-R.

VAT-UE – kto ma obowiązek rejestracji?

Obowiązek rejestracji do VAT-UE dotyczy czynnych podatników VAT, którzy:

  • dokonują wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT),
  • nabywają usługi, dla których miejscem świadczenia jest siedziba nabywcy,
  • dokonują wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT),
  • świadczą usługi na rzecz kontrahentów z UE, gdzie miejsce świadczenia jest ustalone w miejscu prowadzenia działalności nabywcy.
VAT-UE
VAT-UE

Weryfikacja numeru VAT-UE

Przedsiębiorcy mogą sprawdzić poprawność numeru VAT-UE swojego kontrahenta za pomocą systemu VIES. VIES wyszukiwarka (VAT Information Exchange System) to narzędzie online, które pozwala na weryfikację numerów VAT w całej Unii Europejskiej. Dzięki niej można upewnić się, że numer VAT-UE jest aktywny i przypisany do danego przedsiębiorcy.

Numer VAT-UE można zweryfikować również poprzez wyszukanie na fakturze lub dokumencie wystawionym przed podatnika VAT-UE oraz w urzędzie skarbowym.

Czy wiesz, czym jest usługa VAT Compliance i jakie korzyści może Ci przynieść jako przedsiębiorcy? Wszystkiego dowiesz się z tego artykułu

Jak korzystać z VIES?

Korzystanie z wyszukiwarki VIES jest proste:

  1. Wejdź na stronę VIES.
  2. Wybierz kraj, z którego pochodzi numer VAT.
  3. Wprowadź numer VAT kontrahenta.
  4. Sprawdź wyniki weryfikacji.

Jeśli numer VAT jest aktywny, wyszukiwarka potwierdzi jego ważność oraz podstawowe dane firmy. W przypadku błędnego numeru system poinformuje o braku takiego numeru w bazie danych.

VAT-UE

Składanie informacji VAT-UE

Przedsiębiorcy dokonujący transakcji wewnątrzwspólnotowych muszą składać deklaracje VAT-UE. Są to informacje podsumowujące, które należy dostarczać organom podatkowym regularnie, najczęściej kwartalnie lub miesięcznie, w zależności od ilości transakcji. Deklaracje te zawierają szczegółowe dane dotyczące wszystkich transakcji przeprowadzonych z kontrahentami z UE, w tym wartość nabytych i sprzedanych towarów oraz usług.

Informacje zawarte w deklaracji VAT-UE

Deklaracja VAT-UE powinna zawierać:

  • numery VAT-UE kontrahentów,
  • wartości netto transakcji,
  • daty transakcji,
  • rodzaj dokonanej transakcji (WNT, WDT, nabycie/usługi).

Korzyści z rejestracji do VAT-UE

Rejestracja do VAT-UE przynosi wiele korzyści, w tym:

  • możliwość stosowania stawki VAT 0% przy WDT,
  • uproszczenie procedur podatkowych w transakcjach wewnątrzwspólnotowych,
  • możliwość współpracy z większą liczbą kontrahentów z UE.
VAT-UE

Problemy z rejestracją i weryfikacją VAT-UE

Czasami przedsiębiorcy napotykają problemy związane z rejestracją lub weryfikacją numeru VAT-UE. Najczęściej wynikają one z:

  • błędnie wprowadzonych danych,
  • opóźnień w aktualizacji bazy danych VIES,
  • różnic w procedurach rejestracji pomiędzy poszczególnymi krajami UE.

VAT-UE – podsumowanie

Numer VAT-UE jest kluczowym elementem w prowadzeniu transakcji wewnątrzwspólnotowych. Rejestracja, weryfikacja i regularne składanie informacji VAT-UE są niezbędne do prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa na rynku unijnym. Korzystanie z systemu VIES wyszukiwarki ułatwia weryfikację kontrahentów i zapobiega potencjalnym problemom podatkowym.

Zainteresował Cię temat VAT-UE i chcesz dowiedzieć się więcej? Zapraszamy do kontaktu! Nasi specjaliści pozostają do Twojej dyspozycji.

FAQ – Pytania i odpowiedzi na temat: VAT-UE

Czym jest VAT-UE?

VAT-UE to numer identyfikacyjny, który umożliwia przedsiębiorcom prowadzenie transakcji wewnątrzwspólnotowych w ramach Unii Europejskiej.

Jak zarejestrować się do VAT-UE?

Przedsiębiorca musi złożyć wniosek o nadanie numeru VAT-UE w swoim urzędzie skarbowym przed dokonaniem pierwszej transakcji wewnątrzwspólnotowej.

Kto ma obowiązek posiadania numeru VAT-UE?

Obowiązek ten dotyczy czynnych podatników VAT dokonujących WNT, WDT, nabywających usługi, dla których miejscem świadczenia jest siedziba nabywcy oraz świadczących usługi na rzecz kontrahentów z UE.

Co to jest VIES wyszukiwarka?

VIES to system umożliwiający weryfikację numerów VAT-UE w całej Unii Europejskiej.

Jak sprawdzić numer VAT-UE w VIES?

Wprowadź numer VAT kontrahenta na stronie VIES, wybierz kraj i sprawdź wyniki weryfikacji.

Jakie dane zawiera deklaracja VAT-UE?

Deklaracja VAT-UE zawiera numery VAT kontrahentów, wartości netto transakcji, daty transakcji oraz rodzaj dokonanej transakcji.

Jak często trzeba składać deklaracje VAT-UE?

Deklaracje VAT-UE należy składać regularnie, najczęściej kwartalnie lub miesięcznie.

Jakie korzyści daje rejestracja do VAT-UE?

Korzyści to m.in. możliwość stosowania stawki VAT 0% przy WDT oraz uproszczenie procedur podatkowych w transakcjach wewnątrzwspólnotowych.

Co zrobić, gdy numer VAT-UE kontrahenta jest nieważny?

Należy skontaktować się z kontrahentem w celu weryfikacji danych lub sprawdzić ponownie po pewnym czasie.

Jakie problemy mogą wystąpić przy rejestracji VAT-UE?

Problemy mogą wynikać z błędnie wprowadzonych danych, opóźnień w aktualizacji bazy danych VIES lub różnic w procedurach rejestracji pomiędzy krajami UE.

Wyróżniony ekspert

Marek Cieślak

Prezes CGO Finance