Ile kosztuje i na czym polega obsługa kadrowo-płacowa?

Ile kosztuje i na czym polega obsługa kadrowo-płacowa?
Marek Cieślak

Marek Cieślak

Prezes CGO Finance

Nie od dziś wiadomo, że największą wartością każdego przedsiębiorstwa są pracownicy. Ludzie i ich umiejętności to główne atuty firmy, dlatego warto zadbać o właściwą obsługę kadrowo-płacową. W poniższym artykule odpowiadamy na pytanie o to na czym polega i ile kosztuje obsługa kadrowo-płacowa.

Na czym polega obsługa kadrowo-płacowa przedsiębiorstwa?

Zanim przejdziemy do omówienia tego ile kosztuje obsługa kadrowo-płacowa, należy w pierwszej kolejności ustalić na czym w ogóle ona polega. Nie da się ukryć, że obowiązki związane z naliczaniem wynagrodzeń, prowadzeniem akt osobowych pracowników i zgłaszaniem ich do ZUS zostały w dużej mierze zautomatyzowane. Nie oznacza to jednak, że wszystko można pozostawić w rękach nowych technologii. Warto się przyjrzeć co wchodzi w skład obowiązków pracowników działu kadr i płac, zwanego popularnie działem HR (z ang. human resources).

Czym zajmuje się dział kadr i płac?

Do zadań specjalisty ds. kadr i płac należy przede wszystkim zarządzanie ludzkim potencjałem firmy. Poczynając od zgłoszenie pracownika do niezbędnych rejestrów i baz danych, poprzez bieżące rozliczanie jego wynagrodzeń i urlopów, kończąc na dokonaniu wszystkich formalności związanych z zakończeniem stosunku pracy.

Jakie są obowiązki działu kadr i płac?

Wśród podstawowych obowiązków pracowników działu kadr i płac należy wymienić:

  • naliczanie wynagrodzeń i sporządzanie list płac zatrudnianych pracowników,
  • sporządzanie i rozliczanie umów zlecenie i umów o dzieło,
  • prowadzenie ewidencji wynagrodzeń pracowników,
  • prowadzenie akt osobowych pracowników, 
  • rejestrację pracowników w ZUS, 
  • sporządzanie i wysyłanie deklaracji ZUS i PIT dla celów zgłoszeniowych i rozliczeniowych, 
  • sporządzanie dokumentacji kadrowo-płacowej,
  • prowadzenie i aktualizowanie dokumentacji kadrowej pracowników,
  • sporządzanie rozliczeń rocznych pracowników,
  • sporządzanie zaświadczeń o zatrudnieniu i zarobkach.

Należy pamiętać, że nie w każdym przypadku konieczne jest zawieranie umowy o pracę. Może się okazać, że umowa cywilnoprawna (np. zlecenie czy o dzieło), albo współpraca w formule B2B, będzie dla stron korzystniejsza. Jednak niewłaściwe dostosowanie umowy do formy wykonywanej pracy może zostać potraktowane jako próba obejścia przepisów. Skutkować to może nawet całkowitym zakwestionowaniem danej umowy (np. umowy zlecenia) i uznaniem jej za umowę o pracę. Wszelkie negatywne konsekwencje spadną oczywiście na pracodawcę. Aby uniknąć tego typu sytuacji niezbędna jest odpowiednia wiedza z zakresu prawa pracy. Doświadczony specjalista już po wstępnej analizie zakresu i formy wykonywanych obowiązków będzie w stanie wskazać właściwą formę zatrudnienia.

Ile kosztuje obsługa kadrowo-płacowa dla firmy?

Cennik usług kadrowo-płacowych zależy od wielu czynników, wśród których dwa odgrywają najistotniejszą rolę. Pierwszym z nich jest wielkość przedsiębiorstwa, zaś drugim – jego lokalizacja.

Jak już wcześniej wskazano popularnym wyznacznikiem wynagrodzenia obsługi księgowo-kadrowej jest ilość pracowników zatrudnionych u danego pracodawcy. Obsługa kadrowo-płacowa jednego pracownika w Polsce waha się od 83,00 PLN brutto do 140,00 PLN brutto. Na różnicę wpływa miejsce, gdzie firma ma swoją siedzibę. Najmniej za usługi kadrowo-księgowe zapłacimy w województwie lubuskim i kujawsko-pomorskim. Najwięcej – co nie powinno nikogo dziwić – w województwie mazowieckim. Koszt koszt obsługi kadrowo-płacowej pracowników w Polsce kształtuje się w przedziale 79,87 – 114,88 zł brutto. Z kolei średnia cena obsługi kadrowo płacowej pracowników w całej Polsce wynosi 92,92 zł brutto.

Outsourcing usług księgowo-płacowych czy wewnętrzny dział kadr – co się bardziej opłaca?

Nie ma jednoznacznej odpowiedzi na pytanie o to czy bardziej opłacalne dla pracodawcy jest utrzymywanie wewnętrznego działu kadr, czy też całkowite delegowanie obowiązków kadrowo-płacowych na zewnątrz. W praktyce najczęściej spotykane jest rozwiązanie mieszane. Polega ono na zatrudnieniu wewnętrznego specjalisty, mającego bieżący wgląd w procesy zachodzące wewnątrz firmy, którego jednym z obowiązków jest współpraca z wyspecjalizowanym podmiotem zewnętrznym.

Jaki jest największy plus takiego rozwiązania?

Przede wszystkim współpraca z wyspecjalizowanym biurem pozwoli zredukować koszty związane z utrzymaniem infrastruktury IT, zakupem specjalistycznego oprogramowania i szkoleniem pracowników. Z kolei zasadniczym mankamentem szkoleń z zakresu obowiązków księgowych i kadrowo-płacowych jest nie tylko ich wysoki koszt, ale też trudna do przewidzenia częstotliwość, uzależniona od ilości zmian w przepisach. Outsourcing tego rodzaju usług, w zamian za ustaloną z góry stawkę, pozwala na większą przewidywalność w tym zakresie. Nie należy również zapomnieć o wszelkich kosztach związanych z zatrudnieniem, w tym tych mniej oczywistych, jak zapewnienie pracownikom miejsca pracy i jego wyposażenie.

Poszukujesz rzetelnego, sprawdzonego i doświadczonego biura księgowego? Od wielu już lat zajmujemy się outsourcingiem usług księgowych i kadrowo-płacowych dla firm międzynarodowych i lokalnych. Z nami masz pewność, że księgowość Twojej spółki spoczywa w bezpiecznych rękach. Zapraszamy do kontaktu z naszymi specjalistami.

Wyróżniony ekspert

Marek Cieślak

Prezes CGO Finance