Zarządzanie zasobami ludzkimi i płacami to nieodłączna część każdego biznesu. Kluczowe znaczenie ma profesjonalna obsługa kadrowo-płacowa, która wpływa na efektywność i stabilność przedsiębiorstwa.
W tym artykule przybliżamy, czym dokładnie jest obsługa kadrowo-płacowa. Dodatkowo, wyjaśniamy, dlaczego warto rozważyć outsourcing tych usług i jakie są średnie koszty obsługi płacowej firm oraz ile kosztuje obsługa kadrowo-płacowa w naszym biurze rachunkowym.
Cennik obsługi kadrowo-płacowej (ceny netto)
| Obsługa Kadrowo-Płacowa | Cena (PLN) |
|---|---|
| Za pracownika (umowa o pracę, cywilnoprawna, powołanie) | 80 |
| Za pracownika (praca poza Polską lub nierzydent) | 120 |
Na czym polega obsługa kadrowo-płacowa przedsiębiorstwa?
Zanim przejdziemy do omówienia tego ile kosztuje obsługa kadrowo-płacowa, należy w pierwszej kolejności ustalić na czym w ogóle ona polega. Nie da się ukryć, że obowiązki związane z naliczaniem wynagrodzeń, prowadzeniem akt osobowych pracowników i zgłaszaniem ich do ZUS zostały w dużej mierze zautomatyzowane.
Nie oznacza to jednak, że wszystko można pozostawić w rękach nowych technologii. Warto się przyjrzeć co wchodzi w skład obowiązków pracowników działu kadr i płac, zwanego popularnie działem HR (z ang. human resources).
Czym zajmuje się dział kadr i płac?
Do zadań specjalisty ds. kadr i płac należy przede wszystkim zarządzanie ludzkim potencjałem firmy. Poczynając od zgłoszenie pracownika do niezbędnych rejestrów i baz danych, poprzez bieżące rozliczanie jego wynagrodzeń i urlopów, kończąc na dokonaniu wszystkich formalności związanych z zakończeniem stosunku pracy.
Jakie są obowiązki działu kadr i płac?
Wśród podstawowych obowiązków pracowników działu kadr i płac należy wymienić:
- naliczanie wynagrodzeń i sporządzanie list płac zatrudnianych pracowników,
- sporządzanie i rozliczanie umów zlecenie i umów o dzieło,
- prowadzenie ewidencji wynagrodzeń pracowników,
- prowadzenie akt osobowych pracowników,
- rejestrację pracowników w ZUS,
- sporządzanie i wysyłanie deklaracji ZUS i PIT dla celów zgłoszeniowych i rozliczeniowych,
- sporządzanie dokumentacji kadrowo-płacowej,
- prowadzenie i aktualizowanie dokumentacji kadrowej pracowników,
- sporządzanie rozliczeń rocznych pracowników,
- sporządzanie zaświadczeń o zatrudnieniu i zarobkach.
Należy pamiętać, że nie w każdym przypadku konieczne jest zawieranie umowy o pracę. Może się okazać, że umowa cywilnoprawna (np. zlecenie czy o dzieło), albo współpraca w formule B2B, będzie dla stron korzystniejsza. Jednak niewłaściwe dostosowanie umowy do formy wykonywanej pracy może zostać potraktowane jako próba obejścia przepisów.
Skutkować to może nawet całkowitym zakwestionowaniem danej umowy (np. umowy zlecenia) i uznaniem jej za umowę o pracę. Wszelkie negatywne konsekwencje spadną oczywiście na pracodawcę. Aby uniknąć tego typu sytuacji niezbędna jest odpowiednia wiedza z zakresu prawa pracy. Doświadczony specjalista już po wstępnej analizie zakresu i formy wykonywanych obowiązków będzie w stanie wskazać właściwą formę zatrudnienia.
Ile kosztuje obsługa kadrowo-płacowa dla firmy?
Cennik usług kadrowo-płacowych zależy od wielu czynników, wśród których dwa odgrywają najistotniejszą rolę. Pierwszym z nich jest wielkość przedsiębiorstwa, zaś drugim – jego lokalizacja.
Jak już wcześniej wskazano popularnym wyznacznikiem wynagrodzenia obsługi księgowo-kadrowej jest ilość pracowników zatrudnionych u danego pracodawcy. Obsługa kadrowo-płacowa jednego pracownika w Polsce waha się od 83,00 PLN brutto do 140,00 PLN brutto. Na różnicę wpływa miejsce, gdzie firma ma swoją siedzibę.
Najmniej za usługi kadrowo-księgowe zapłacimy w województwie lubuskim i kujawsko-pomorskim. Najwięcej – co nie powinno nikogo dziwić – w województwie mazowieckim. Koszt koszt obsługi kadrowo-płacowej pracowników w Polsce kształtuje się w przedziale 79,87 – 114,88 zł brutto. Z kolei średnia cena obsługi kadrowo płacowej pracowników w całej Polsce wynosi 92,92 zł brutto.
Outsourcing usług księgowo-płacowych czy wewnętrzny dział kadr – co się bardziej opłaca?
Nie ma jednoznacznej odpowiedzi na pytanie o to czy bardziej opłacalne dla pracodawcy jest utrzymywanie wewnętrznego działu kadr, czy też całkowite delegowanie obowiązków kadrowo-płacowych na zewnątrz.
W praktyce najczęściej spotykane jest rozwiązanie mieszane. Polega ono na zatrudnieniu wewnętrznego specjalisty, mającego bieżący wgląd w procesy zachodzące wewnątrz firmy, którego jednym z obowiązków jest współpraca z wyspecjalizowanym podmiotem zewnętrznym.
Jaki jest największy plus takiego rozwiązania?
Przede wszystkim współpraca z wyspecjalizowanym biurem pozwoli zredukować koszty związane z utrzymaniem infrastruktury IT, zakupem specjalistycznego oprogramowania i szkoleniem pracowników. Z kolei zasadniczym mankamentem szkoleń z zakresu obowiązków księgowych i kadrowo-płacowych jest nie tylko ich wysoki koszt, ale też trudna do przewidzenia częstotliwość, uzależniona od ilości zmian w przepisach.
Outsourcing tego rodzaju usług, w zamian za ustaloną z góry stawkę, pozwala na większą przewidywalność w tym zakresie. Nie należy również zapomnieć o wszelkich kosztach związanych z zatrudnieniem, w tym tych mniej oczywistych, jak zapewnienie pracownikom miejsca pracy i jego wyposażenie.
Jeśli zainteresował Cię powyższy wpis i chcesz wiedzieć więcej na poruszony w nim temat, zapraszamy do współpracy z nami. Specjaliści z naszego biura rachunkowego w Warszawie są do Twojej dyspozycji, skontaktuj się już dzisiaj i daj sobie pomóc.
Obsługa kadrowo-płacowa w pytaniach i odpowiedziach (FAQ)
Na czym polega obsługa kadrowo-płacowa?
Obsługa kadrowo-płacowa obejmuje zarządzanie wynagrodzeniami, prowadzenie akt osobowych, zgłaszanie pracowników do ZUS oraz inne obowiązki związane z zatrudnianiem i rozliczaniem pracowników.
Jakie są podstawowe obowiązki działu kadr i płac?
Do obowiązków należą m.in.: naliczanie wynagrodzeń, przygotowywanie list płac, prowadzenie dokumentacji pracowniczej, rozliczanie umów, zgłaszanie pracowników do ZUS, sporządzanie deklaracji podatkowych oraz rocznych rozliczeń.
Dlaczego warto rozważyć outsourcing obsługi kadrowo-płacowej?
Outsourcing pozwala na redukcję kosztów, większą przewidywalność wydatków, dostęp do specjalistycznej wiedzy oraz oszczędność czasu i zasobów firmy.
Ile kosztuje obsługa kadrowo-płacowa w Polsce?
Koszt obsługi kadrowo-płacowej pracownika w Polsce wynosi średnio od 79,87 PLN brutto do 140,00 PLN brutto, w zależności od regionu i wielkości firmy.
Jakie są różnice w kosztach obsługi kadrowo-płacowej w różnych województwach?
Najniższe koszty są w województwach lubuskim i kujawsko-pomorskim, a najwyższe w województwie mazowieckim.
Czy obowiązki kadrowo-płacowe można całkowicie zautomatyzować?
Chociaż wiele zadań zostało zautomatyzowanych, pełna automatyzacja nie jest możliwa ze względu na potrzebę indywidualnej analizy i dostosowania do obowiązujących przepisów.
Jakie są zalety outsourcingu usług kadrowo-płacowych?
Główne zalety to redukcja kosztów, brak konieczności inwestowania w infrastrukturę IT i szkolenia oraz łatwiejsze dostosowanie do zmian prawnych.
Co obejmuje naliczanie wynagrodzeń?
Naliczanie wynagrodzeń obejmuje przygotowywanie list płac, obliczanie podatków, składek ZUS oraz rozliczanie urlopów i innych świadczeń.
Jakie są ryzyka związane z niewłaściwym dostosowaniem umów do formy pracy?
Ryzyko to m.in. zakwestionowanie umowy przez instytucje kontrolne i jej uznanie za umowę o pracę, co skutkuje dodatkowymi kosztami dla pracodawcy.
Czy outsourcing obsługi kadrowo-płacowej jest opłacalny dla małych firm?
Tak, szczególnie dla małych firm outsourcing może być bardziej opłacalny niż utrzymywanie wewnętrznego działu kadr, ponieważ redukuje koszty stałe.
Co wchodzi w skład dokumentacji kadrowej?
Dokumentacja kadrowa obejmuje akta osobowe, umowy o pracę, zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach oraz roczne rozliczenia pracownicze.
Jakie są korzyści z zatrudnienia specjalisty ds. kadr i płac?
Specjalista zapewnia prawidłowe zarządzanie procesami kadrowo-płacowymi, minimalizując ryzyko błędów i kar finansowych.
Czy obsługa kadrowo-płacowa obejmuje pracowników spoza Polski?
Tak, obsługa kadrowo-płacowa obejmuje również rejestrację i rozliczenia pracowników spoza Polski, choć koszt takich usług jest wyższy.
Czy outsourcing kadrowo-płacowy może zastąpić dział HR w firmie?
W praktyce często stosuje się rozwiązanie mieszane – wewnętrzny dział HR współpracuje z zewnętrznym biurem rachunkowym.
Jakie są dodatkowe koszty związane z utrzymaniem działu kadr?
Dodatkowe koszty to m.in. infrastruktura IT, zakup oprogramowania, szkolenia oraz wyposażenie miejsca pracy.
Jakie umowy są najczęściej stosowane w Polsce?
Najczęściej stosowane są umowy o pracę, umowy cywilnoprawne (zlecenia, o dzieło) oraz współpraca w formule B2B.
Co należy zrobić przy zatrudnianiu cudzoziemców?
Należy zgłosić pracownika do odpowiednich rejestrów, uzyskać wymagane zezwolenia oraz spełnić wszystkie formalności związane z zatrudnieniem.
Czy outsourcing pozwala zaoszczędzić czas?
Tak, outsourcing umożliwia firmom skoncentrowanie się na kluczowych procesach biznesowych, przekazując obowiązki kadrowo-płacowe specjalistom.
Jak często zmieniają się przepisy dotyczące kadr i płac?
Przepisy zmieniają się regularnie, co wymaga od działu kadr i płac bieżącego śledzenia zmian i dostosowywania się do nowych wymagań.
Jak można uzyskać wycenę obsługi kadrowo-płacowej?
Aby uzyskać wycenę, należy skontaktować się z biurem rachunkowym, podając informacje o liczbie zatrudnionych pracowników oraz rodzaju umów.