Deklaracja VAT – co musisz wiedzieć?

Deklaracja VAT to jeden z podstawowych dokumentów, który powinni znać przedsiębiorcy figurujący jako aktywni podatnicy podatku od towarów i usług. Terminowe oraz poprawne przekazywanie deklaracji pozwala uniknąć kar finansowych i gwarantuje transparentność w rozliczeniach z fiskusem. W niniejszym artykule wyjaśniamy, czym są deklaracje VAT, kto jest zobowiązany do ich składania, w jakich terminach oraz jakie mogą być skutki zaniedbania tego obowiązku.

Czym jest deklaracja VAT?

Deklaracja VAT to dokument składany do urzędu skarbowego, w którym przedsiębiorca wykazuje kwotę podatku od towarów i usług podlegającą wpłacie bądź zwrotowi. Od 1 października 2020 r. tradycyjne deklaracje VAT-7 i JPK_VAT zostały zastąpione przez jeden dokument – Jednolity Plik Kontrolny JPK_V7, zawierający część ewidencyjną oraz deklaracyjną.

Część ewidencyjna i część deklaracyjna JPK_VAT

• Część ewidencyjna – obejmuje szczegółowe dane dotyczące sprzedaży i zakupów podatnika w danym okresie rozliczeniowym.
• Część deklaracyjna – zawiera informacje potrzebne do rozliczenia podatku, w tym:
  • podstawy opodatkowania i VAT należny z tytułu sprzedaży,
  • wartości dotyczące wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT),
  • VAT naliczony możliwy do odliczenia,
  • kwoty podatku do przeniesienia z poprzednich okresów,
  • kwotę podatku podlegającego wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi.

Kto musi składać deklaracje VAT?

Deklaracja VAT jest obowiązkowa dla wszystkich podatników zarejestrowanych jako czynni podatnicy VAT, niezależnie od wielkości prowadzonej działalności.

Deklaracja VAT – kto nie musi jej składać?

Deklaracji VAT nie składają:

• przedsiębiorcy, którzy zawiesili działalność gospodarczą,
• podatnicy korzystający ze zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego z VAT (np. usługi medyczne, edukacyjne),
• osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej.

VAT należny i VAT naliczony

W kontekście deklaracji VAT kluczowe są dwa pojęcia:

• VAT należny – podatek doliczany do sprzedaży towarów i usług, który przedsiębiorca musi odprowadzić do urzędu skarbowego,
• VAT naliczony – podatek zapłacony przy zakupach towarów i usług związanych z działalnością gospodarczą, który podatnik może odliczyć od VAT należnego.

Cel składania deklaracji VAT

Deklaracja VAT służy do:

• prawidłowego określenia kwoty zobowiązania podatkowego,
• odliczenia podatku naliczonego od należnego,
• monitorowania transakcji gospodarczych przez administrację skarbową,
• zapewnienia przejrzystości rozliczeń podatkowych.

Miesięczne i kwartalne deklaracje VAT

Domyślnie deklaracje VAT składa się miesięcznie. Istnieje jednak możliwość wyboru rozliczenia kwartalnego.

Kto może składać kwartalne deklaracje VAT?

Prawo do kwartalnego składania deklaracji VAT przysługuje tzw. małym podatnikom, czyli przedsiębiorcom, których obrót roczny nie przekroczył równowartości 2 mln euro (od 2023 r., wcześniej 1,2 mln euro). Dodatkowe warunki obejmują m.in.:

• rejestrację jako czynny podatnik VAT od co najmniej 12 miesięcy,
• brak dostaw towarów i usług z załącznika nr 15 do ustawy o VAT w ostatnich okresach,
• brak importu towarów na zasadach art. 33a ustawy o VAT,
• zapewnienie klientom możliwości płatności przy użyciu instrumentów płatniczych.

Deklaracje zerowe

Podatnicy posiadający aktywny numer VAT mają obowiązek składania deklaracji również wtedy, gdy nie osiągnęli sprzedaży ani nie dokonali zakupów w danym okresie. Wówczas składają tzw. deklarację zerową.

Terminy i sposób składania deklaracji VAT

Deklaracje VAT należy składać:

• do 25. dnia miesiąca następującego po okresie rozliczeniowym (miesiącu lub kwartale).

Sposoby składania:

• przez portal e-mikrofirma,
• za pomocą oprogramowania księgowego,
• z podpisem kwalifikowanym, profilem zaufanym lub danymi autoryzującymi.

Po złożeniu deklaracji podatnik otrzymuje Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO).

Konsekwencje niezłożenia deklaracji VAT

Niedopełnienie obowiązku terminowego składania deklaracji VAT wiąże się z sankcjami:

• karami finansowymi (od kilkuset do kilkudziesięciu tysięcy złotych),
• naliczeniem odsetek za zwłokę,
• odpowiedzialnością karną skarbową.

Brak deklaracji w terminie stanowi wykroczenie skarbowe, a wysokość grzywny jest powiązana z aktualną płacą minimalną.

Tabela – podstawowe informacje o deklaracjach VAT

Deklaracja VAT – podsumowanie

Deklaracje VAT są istotnym elementem systemu podatkowego i obowiązkiem każdego czynnego podatnika VAT. Składanie ich w prawidłowej formie i terminie pozwala uniknąć sankcji oraz zapewnia transparentność w relacjach z administracją skarbową. Warto korzystać z narzędzi elektronicznych, które ułatwiają składanie dokumentów i ograniczają ryzyko błędów.

Potrzebujesz pomocy przy wypełnianiu deklaracji VAT lub chcesz upewnić się, że Twoje rozliczenia są prawidłowe? Skontaktuj się z nami!.

FAQ – najczęściej zadawane pytania i odpowiedzi na temat: Deklaracja VAT