Świadectwo pracy 2025

Świadectwo pracy to dokument potwierdzający zakończenie stosunku pracy. Jest potrzebny pracownikowi, jak i kolejnemu pracodawcy czy też instytucjom publicznym. Kiedy i jak należy wystawić świadectwo pracy 2025? Co zmieniło się w przepisach po 2019 roku? Wyjaśniamy!

Czym jest świadectwo pracy? 

Świadectwo pracy to oświadczenie wiedzy pracodawcy – nie jego woli – wydawane w związku z zakończeniem stosunku pracy. Dokument ten musi zawierać dokładny i zgodny z prawdą opis przebiegu zatrudnienia. Jego forma i treść są ściśle określone przez Kodeks pracy oraz odpowiednie rozporządzenia wykonawcze. 

Nie istnieje obowiązek składania wniosku – pracodawca powinien wystawić świadectwo z urzędu, z chwilą ustania stosunku pracy. 

Kiedy należy wystawić świadectwo pracy?

Zgodnie z aktualnymi przepisami, świadectwo pracy należy wydać najpóźniej w ostatnim dniu trwania stosunku pracy – nie później. 

Jeśli nie można przekazać dokumentu osobiście, powinien on zostać niezwłocznie wysłany pocztą lub doręczony innym sposobem, tak aby dotarł do pracownika nie później niż w ciągu 7 dni od zakończenia pracy. 

Pracodawca jest zobowiązany do wydania świadectwa pracy z urzędu, bez konieczności składania wniosku przez pracownika. 

Pracownik ma jednak prawo w dowolnym momencie wystąpić z żądaniem wydania świadectwa pracy – zarówno po zakończeniu pojedynczej umowy o pracę, jak i w odniesieniu do łącznego okresu zatrudnienia wynikającego z kilku następujących po sobie umów. W takiej sytuacji pracodawca musi wydać dokument w terminie 7 dni od dnia otrzymania pisemnego wniosku. 

Wydanie świadectwa pracy nie może być uzależnione od wcześniejszego rozliczenia się pracownika z firmą – np. zwrotu sprzętu czy podpisania dokumentów. 

Przekazywanie świadectwa – ważne zasady

Świadectwo pracy 2025 – co powinno zawierać? 

Zgodnie z przepisami, świadectwo pracy 2025 musi obejmować nie tylko podstawowe informacje o zatrudnieniu, ale również dane przydatne do ustalenia przyszłych uprawnień. Wśród nich: 

• okresy zatrudnienia i zajmowane stanowiska, 
• wymiar czasu pracy (pełny/niepełny etat), 
• podstawa prawna rozwiązania umowy, 
• wykorzystane urlopy (w tym wypoczynkowy, ojcowski, rodzicielski, wychowawczy), 
• urlopy bezpłatne i ich podstawy prawne, 
• zwolnienia od pracy z art. 188 Kodeksu pracy (np. na dziecko), 
• wykonywanie pracy zdalnej (zgodnie z art. 67³³ Kodeksu pracy), 
• praca w szczególnych warunkach, 
• świadczenia przewidziane w Kodeksie pracy (np. odprawy, odszkodowania), 
• okresy nieskładkowe uwzględniane przy ustalaniu prawa do emerytury/renty. 

Na żądanie pracownika można także zamieścić dane o: 

• uzyskanych wynagrodzeniach, 
• wykonywanej pracy tymczasowej, 
• odbytej służbie wojskowej, 
• pracy w szczególnym charakterze. 

Błędy w świadectwie pracy – jak je poprawić?

Jeśli w świadectwie wystąpią błędy – np. w liczbie dni urlopu czy rodzaju umowy – pracownik ma 14 dni od jego otrzymania na wystąpienie do pracodawcy o sprostowanie. Pracodawca ma 7 dni na udzielenie odpowiedzi. 

Nie istnieje ostateczny termin korekty – można to zrobić nawet po wielu miesiącach czy latach. 

Zmiany od 2019 roku – nowe obowiązki informacyjne

Od 1 stycznia 2019 roku każdy pracodawca, wydając świadectwo pracy, musi przekazać pracownikowi dodatkowo: 

• informację o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, 
• informację o możliwości jej odbioru po tym okresie, 
• informację o zniszczeniu dokumentacji, jeśli nie zostanie odebrana. 

Może to nastąpić zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej. 

Świadectwo pracy 2025 – podsumowanie 

Świadectwo pracy to dokument obowiązkowy i chroniony przepisami prawa. Powinien być wystawiony niezwłocznie, zawierać wszystkie wymagane informacje i być zgodny ze stanem faktycznym. Pracodawca nie może uzależniać jego wydania od np. zwrotu sprzętu czy rozliczeń. Z kolei pracownik ma pełne prawo żądać jego korekty w przypadku błędu. 

Jesteś pracodawcą? Sprawdź, czy Twoje świadectwa pracy są zgodne z aktualnym rozporządzeniem i praktykami rynkowymi. Skorzystaj z pomocy profesjonalistów, by uniknąć kosztownych błędów. A jeśli jesteś pracownikiem – odbierz swój dokument, przeczytaj go uważnie i reaguj na wszelkie nieprawidłowości. 

FAQ – pytania i odpowiedzi na temat: Świadectwo pracy 2025